- Reserve primeiro o que só pode acontecer uma vez: espaço, conservatória ou celebrante, fotógrafo, catering. Tudo o resto se ajusta a esses quatro.
- Doze meses antes é confortável, seis é realista, três é um sprint. A página dos 6 meses mostra o que cortar e o que comprimir.
- Os convidados comandam o dinheiro. Feche a lista de convidados antes de assinar o contrato do catering, e envie os convites oito semanas antes com uma data-limite de resposta.
- As últimas duas semanas são confirmações, não decisões. Se algo ainda está por decidir na semana anterior, decida e pare.
- Dê a cada tarefa uma data e um único responsável. Uma checklist sem datas é uma lista de desejos; a app transforma esta em prazos que pode partilhar.
Como usar esta checklist
Leia tudo uma vez antes de começar, e depois trabalhe só a secção do mês em que está. A ordem abaixo é uma ordem de dependências: o espaço fixa a data, a data fixa os fornecedores que consegue, a lista de convidados fixa o contrato do catering, o contrato do catering fixa o orçamento que sobra para tudo o resto. Saltar à frente é a forma como os casais acabam com uma banda reservada para uma sala com limite de som, ou com convites impressos antes de a hora da cerimónia estar confirmada.
Duas coisas importam mais do que os itens individuais. Primeiro, cada tarefa precisa de uma data e de um responsável; dois responsáveis é nenhum. Segundo, distinga decisões de confirmações. Uma decisão (que espaço, quantos convidados, que menu) pertence ao início e só acontece uma vez. Uma confirmação (a florista sabe que a cerimónia passou para as três?) pertence ao fim e acontece com todos os fornecedores nas últimas duas semanas. As decisões tardias custam dinheiro; as confirmações saltadas custam o dia.
Se tem menos de um ano, não comprima esta lista de forma uniforme. Há meses que carregam coisas que não se podem apressar, e outros que carregam coisas que se fazem numa tarde. A checklist de seis meses deste guia é essa compressão já feita por si.
12 meses antes: as quatro reservas que fixam tudo o resto
O primeiro mês é para as coisas que só podem acontecer uma vez e esgotam primeiro. Faça-as por esta ordem, porque cada uma estreita a seguinte.
- Combinem entre os dois a forma do dia: dimensão (trinta, oitenta, duzentos), estação, cidade ou campo, um espaço ou dois, formal ou descontraído. Tudo o que vem a seguir lê daqui.
- Fixe um orçamento total e um teto inflexível, e decida quem contribui com o quê. Divida-o em fatias aproximadas antes de ter propostas, para que a primeira proposta não se torne o orçamento.
- Esboce a lista de convidados à dezena mais próxima. Não a lista final, mas o número para que o espaço e o catering vão ser dimensionados. Conte pessoas, não agregados familiares.
- Reserve a cerimónia: conservatória do registo civil, igreja ou celebrante. Em muitas cidades europeias as cerimónias civis marcam-se com meses de antecedência e a vaga fixa a sua data.
- Reserve o espaço, ou os dois espaços se a cerimónia e o copo-de-água forem em sítios diferentes. Antes de assinar, pergunte a lotação em lugares sentados, a hora de fecho, o limite de som, a regra do catering da casa e as condições do sinal.
- Reserve o fotógrafo e, se quiser, o videógrafo. Os bons ficam reservados com um ano de antecedência na época alta.
- Reserve o catering se o espaço não o incluir. Peça um preço por pessoa com prova de menu incluída e a data até à qual precisam do número final.
- Faça um seguro de casamento, se existir no seu país, antes de pagar o primeiro sinal.
- Crie o evento na sua app de planeamento: data, espaço, o esboço da lista de convidados, e esta checklist como tarefas com datas.
9 a 11 meses antes: as pessoas e o visual
Com a data e as salas fixadas, o trimestre seguinte é para os fornecedores cujas agendas enchem a seguir, e para as decisões de que outras decisões dependem.
- Escolha os padrinhos e madrinhas e faça-lhes o convite. O número deles afeta a disposição da cerimónia, o transporte e as flores.
- Reserve a banda ou o DJ, e confronte o limite de som e a hora de fecho do espaço com o que quer contratar.
- Reserve a florista, ou decida que as flores serão mínimas e ponha o dinheiro noutro lado.
- Decida os passos legais e religiosos da cerimónia e a papelada com prazos: documentos do país de origem, o prazo do processo na conservatória, um curso de preparação para o casamento se for exigido.
- Envie um save the date a todos os da lista provisória, sobretudo aos convidados que viajam. Um digital não custa nada e leva a data para a agenda deles.
- Comece a tratar do vestido ou do fato; por medida precisa de seis meses, de pronto-a-vestir ainda precisa de arranjos.
- Reserve um bloco de quartos de hotel perto do espaço se houver convidados a viajar; as datas de libertação importam, anote-as.
- Decida se as crianças são convidadas e se os convidados solteiros levam acompanhante. Diga-o uma vez, no convite, mais tarde.
6 a 8 meses antes: o lado dos convidados ganha forma
Este é o meio do plano e o ponto em que se desenha a experiência dos convidados: o que vão ver, comer, ouvir e assinar. É também quando o dinheiro começa a sair a sério, por isso o orçamento tem a sua primeira revisão honesta.
- Feche a lista de convidados pessoa a pessoa, com moradas e, para o convite, endereços de e-mail ou números de telemóvel.
- Escolha o design do convite e escreva o texto: nomes, data, hora, locais, dress code, data-limite de resposta, as regras de acompanhantes e crianças. A página de frases do guia de RSVP tem trinta linhas para copiar.
- Decida como os convidados respondem: um formulário de resposta online, um cartão, ou ambos. Marque a data-limite de resposta três a quatro semanas antes do dia.
- Reserve o ensaio com o celebrante, se a cerimónia o tiver, e o transporte do dia: carros, um autocarro para os convidados, a questão do último comboio.
- Reserve cabelo e maquilhagem, e as datas das provas.
- Reserve o bolo, ou decida que a sobremesa vem do catering.
- Escolha as roupas dos padrinhos e madrinhas e encomende-as; as encomendas de grupo demoram mais do que a sua.
- Encomende ou desenhe a papelaria que vai imprimir: menus, marcadores de lugar, um painel com o plano de mesas, sinalética. O convite pode levar um código QR que abre o formulário de resposta online.
- Reveja o orçamento contra propostas reais. Mova dinheiro entre rubricas agora, enquanto ainda há margem para o mover.
- Planeie a lua de mel e verifique passaportes, vistos e datas de viagem contra a semana do casamento.
4 a 5 meses antes: menus, música, alianças
As decisões aqui são as agradáveis, e são todas do tipo que escorrega em silêncio se ninguém for responsável por elas.
- Vá à prova de menu e escolha o menu, incluindo as opções vegetarianas e sem alergénios que o formulário de resposta vai oferecer.
- Escolha e encomende as alianças; a gravação e o ajuste do tamanho levam semanas.
- Marque as leituras e os leitores, e a música da própria cerimónia: entrada, assinatura, saída.
- Monte a primeira versão da playlist para o copo-de-água, e a lista do que não tocar; entregue ambas à banda ou ao DJ.
- Compre ou encomende os sapatos, os acessórios e tudo o que tenha de ser amaciado antes do dia.
- Trate das lembranças, se as oferecer, ou decida não o fazer e escreva-o na rubrica do orçamento.
- Acorde a lista de fotografias e os momentos que não podem falhar; diga ao fotógrafo quem são as pessoas-chave.
- Confirme o alojamento dos dois para a véspera e para a noite do casamento.
2 a 3 meses antes: os convites saem
Os convites partem oito semanas antes do dia, com uma data-limite de resposta três a quatro semanas antes dele. Tudo nesta secção ou alimenta o convite ou espera pelas respostas que ele traz.
- Envie os convites, digitais ou impressos, com o formulário de resposta ligado ou o cartão de resposta incluído. Anote quem recebeu o quê.
- Publique a página dos convidados: programa do dia, direções e estacionamento, hotéis, dress code, nota sobre prendas se houver, uma FAQ. Um único link para tudo o que os convidados vão perguntar.
- Marque a prova final do vestido ou do fato para duas a três semanas antes do dia.
- Escreva a ordem da cerimónia e os votos, ou comece; ninguém escreve votos num fim de semana.
- Compre as prendas para os padrinhos e madrinhas e para os pais, se as oferecer.
- Confirme o processo de casamento ou a marcação na conservatória e os documentos que ainda faltam.
- Planeie os lugares no papel: que grupos ficam juntos, quais não podem. O guia do plano de mesas tem as regras; o plano a sério espera pelas respostas.
- Verifique a contagem de respostas todas as semanas e telefone aos silenciosos depois da data-limite, uma vez, com simpatia.
1 mês antes: os números finais
A data-limite de resposta passa, o número de convidados torna-se um número, e esse número vai para todos os que cobram por pessoa. Este é o mês dos totais.
- Insista com as últimas respostas e feche a lista. Um convidado que não respondeu depois de um lembrete e de um telefonema é um não.
- Envie ao catering o número final, as contagens por prato e a lista de restrições alimentares até ao prazo deles, normalmente sete a dez dias antes.
- Termine o plano de mesas a partir da lista final, e encomende os marcadores de lugar e o painel do plano de mesas.
- Escreva o alinhamento do dia, hora a hora, com um nome em cada passagem de testemunho: quem tem as alianças, quem paga à banda, quem leva as prendas para casa.
- Pague os saldos dos fornecedores que vencem antes do dia, e anote quais se pagam no próprio dia e de que forma.
- Confirme os horários do transporte contra o alinhamento, incluindo como os últimos convidados chegam a casa.
- Faça a prova final e recolha as roupas; amacie os sapatos.
- Informe os padrinhos e madrinhas e os pais sobre os seus momentos e horários, por escrito.
As últimas duas semanas: confirmar, não decidir
A partir daqui é tudo confirmação. A página de última hora deste guia é a lista completa das duas semanas e do próprio dia, com o kit de emergência; os pontos principais ficam abaixo.
- Telefone a todos os fornecedores com o alinhamento e confirme a hora de chegada, o contacto no dia e o saldo em dívida.
- Envie aos convidados os detalhes finais: horários, a morada outra vez, estacionamento, o dress code; uma mensagem curta com o link da página dos convidados chega.
- Prepare o kit do dia e a mala da lua de mel; entregue as alianças, os documentos e o dinheiro para os saldos à pessoa indicada no alinhamento.
- Ensaie a cerimónia se houver ensaio, e coma alguma coisa na manhã do dia.
Depois do dia
A lista não acaba à meia-noite. Há algumas coisas nas duas semanas seguintes que são fáceis de esquecer e constrangedoras de lembrar tarde.
- Devolva o que foi alugado: fatos, decoração, a base do bolo, o carro.
- Envie as notas de agradecimento no prazo de um mês, a condizer com as prendas; a lista de prendas na app guarda quem deu o quê.
- Pague os últimos saldos aos fornecedores e deixe as avaliações de que os bons fornecedores vivem.
- Encomende o álbum e as impressões, e partilhe as fotografias dos convidados do dia.
- Trate da papelada de mudança de nome, se houver, e atualize os documentos que o carregam.
As reservas que esgotam, pela ordem em que esgotam
Os fornecedores com uma data por dia esgotam primeiro. A tabela é a ordem que a maioria dos casais acha que funciona, com o mês a que pertence e aquilo de que depende.
| Reserva | Quando | Depende de | Perguntar antes de assinar |
|---|---|---|---|
| Cerimónia (conservatória, igreja, celebrante) | 12 meses | Estação, cidade | Que datas estão livres; prazo do processo; documentos |
| Espaço(s) | 12 meses | Data da cerimónia, número de convidados | Lotação sentada, hora de fecho, limite de som, regra do catering, sinal |
| Fotógrafo / videógrafo | 12 meses | Data | Horas cobertas, segundo fotógrafo, prazo de entrega |
| Catering | 12 meses | Regra do espaço, número de convidados | Preço por pessoa, prova, prazo para os números finais |
| Banda ou DJ | 9 a 11 meses | Limite de som e hora de fecho do espaço | Duração da atuação, pausas, política de playlist |
| Florista | 9 a 11 meses | Espaço, cores | Hora de entrega e montagem, o que é alugado vs. o que fica |
| Vestido / fato | 9 meses | Nada | Prazo dos arranjos, datas das provas |
| Cabelo e maquilhagem | 6 a 8 meses | Data, tamanho do grupo | Data da prova, quantas pessoas, hora de início |
| Bolo | 6 a 8 meses | Número de convidados, menu | Fatias por andar, entrega, base |
| Transporte | 6 a 8 meses | Espaços, horários | Tempo de espera, viagens de regresso, autocarro dos convidados |
| Papelaria / impressão | 4 a 6 meses | Texto, design | Prova de impressão, quantidade, custo de reimpressão |
| Alianças | 4 a 5 meses | Nada | Prazo de gravação e ajuste do tamanho |
Dez erros que esta checklist evita
Cada um destes vem de fazer uma tarefa no mês errado.
- Assinar o contrato do catering antes de a lista de convidados ser real, e depois pagar trinta jantares que ninguém comeu.
- Imprimir os convites antes de a hora da cerimónia estar confirmada com a conservatória.
- Reservar uma banda sem perguntar o limite de som e a hora de fecho do espaço.
- Marcar a data-limite de resposta para a semana anterior ao casamento, sem tempo para insistir nem para sentar.
- Deixar o plano de mesas para quando as respostas chegarem e depois tentar fazê-lo na véspera.
- Encomendar uma roupa por medida a menos de seis meses do dia.
- Esquecer o prazo do processo na conservatória e descobrir que a data não pode ser legal.
- Não ter alinhamento, de modo que todas as perguntas do dia vão parar ao casal.
- Pagar saldos no dia numa forma que o fornecedor não aceita.
- Não decidir sobre crianças e acompanhantes até os convidados perguntarem, um a um.
A checklist como tarefas com datas
Uma checklist em papel é um bom começo e um mau sistema, porque nada nela tem data e ninguém é lembrado. A folha de cálculo abaixo é a lista inteira com uma coluna para o mês, o responsável e o estado, e abre no Excel, Numbers e Google Sheets. No Vowly Event, os mesmos itens tornam-se tarefas do evento: cada uma com data-limite, prioridade, categoria e, para os pagamentos, um valor, ordenadas em hoje, esta semana e em atraso, e partilhadas com quem planeia consigo. A página da app deste guia mostra como funciona.
FAQ
- Com quanta antecedência devo começar a planear um casamento?
- Doze meses é confortável e permite reservar os fornecedores que esgotam primeiro: cerimónia, espaço, fotógrafo, catering. Seis meses é realista com alguns compromissos na escolha, e a checklist de 6 meses deste guia mostra onde comprimir. Menos de três meses é um sprint que resulta melhor em casamentos pequenos.
- O que devo reservar primeiro?
- A vaga da cerimónia e o espaço, por essa ordem, porque juntos fixam a data. Depois o fotógrafo e o catering, porque têm uma data por dia e enchem primeiro. Tudo o resto se ajusta a esses quatro.
- Quando devem sair os convites de casamento?
- Cerca de oito semanas antes do dia, com uma data-limite de resposta três a quatro semanas antes dele. Para um casamento no estrangeiro ou que exija viagem, envie um save the date nove a doze meses antes e o convite três a quatro meses antes.
- Quando preciso do número final de convidados?
- O catering costuma querê-lo sete a dez dias antes do casamento. Marque a data-limite de resposta três a quatro semanas antes do dia para ter uma semana para insistir com os convidados silenciosos antes de o número ser devido.
- Há uma checklist de casamento que possa descarregar?
- Sim. A folha de cálculo desta página tem todas as tarefas deste guia com colunas para o mês, o responsável, a data-limite, o estado e o custo. Abre no Excel, Numbers e Google Sheets.
- Posso usar esta checklist na app Vowly Event?
- Sim. As tarefas de um evento têm data-limite, prioridade, categoria e, para os pagamentos, um valor, e organizam-se em Em atraso, Hoje, Esta semana e Mais tarde. Hoje adiciona as tarefas à mão; a importação desta checklist com um toque está na nossa lista.
- Esta checklist serve para um casamento noutro país?
- A ordem é a mesma em qualquer lado; a papelada não. Verifique o prazo e os documentos que a sua conservatória ou embaixada exige, e acrescente um mês a cada passo para os convidados que viajam.
- E se estivermos a planear com menos de seis meses?
- Use a checklist de 6 meses deste guia. Mantém as quatro reservas que não se podem apressar, corta as tarefas que só existem porque há tempo, e comprime o resto em semanas.
- Planear é grátis no Vowly Event?
- Sim. As tarefas, a lista de convidados, o orçamento, o plano de mesas e o menu são grátis sem limite de tempo. O lado dos convidados, publicar o convite e recolher respostas, é a parte paga, a partir de 7,99 € por mês com 14 dias de teste.