In breve
- Creare la lista è gratis e senza limiti di tempo: scrivete gli invitati dal telefono o dal computer, oppure importate un file Excel o CSV (fino a 500 righe) dall’app web.
- Ogni riga contiene chi risponde, quante persone porta e i loro nomi, i contatti, un gruppo e una nota che vedete solo voi.
- Ogni totale conta persone, non righe: la risposta di una famiglia di quattro vale quattro, e tableau e menù leggono gli stessi numeri.
- Invitare dalla lista e raccogliere le conferme è la parte a pagamento, Premium, da 7,99 € al mese, con 14 giorni di prova.
- Gli invitati non scaricano nessuna app e non creano account: rispondono dal loro link in qualsiasi browser, nella loro lingua.
Cosa fa una lista invitati online che un foglio Excel non fa
Il foglio Excel è una copia. Dal momento in cui parte il primo invito, le risposte cominciano ad arrivare altrove: un messaggio su WhatsApp, una telefonata della zia, un «ci saremo!» detto al bar. Il foglio resta indietro finché qualcuno non si siede a ricopiare tutto, e dopo due settimane le versioni sono due, quella degli sposi e quella della mamma, e non sono d’accordo su quanti cugini vengono.
Una lista invitati online è il posto in cui le risposte si scrivono da sole. L’invitato risponde dal suo link personale e la sua riga cambia: partecipa o non può venire, in quanti, con quali nomi, con quali intolleranze. Nessuno ricopia niente, e il numero in cima alla lista è quello delle persone che vengono oggi, non quello della sera in cui l’avete aggiornata l’ultima volta.
Ed è la lista a cui attinge tutto il resto. Il tableau fa sedere chi ha detto sì, con il numero di persone e i nomi degli accompagnatori. Il menù conta i piatti dalle risposte. Quando qualcuno cambia idea cambia tutto insieme, perché non esiste una seconda copia da aggiornare.
Lista invitati su carta, su Excel o online: il confronto onesto
Non serve un’app per ogni evento. Per una cena con dodici amici un messaggio e un quaderno bastano. Il foglio Excel o Google Sheets resta lo strumento migliore per la prima bozza, quando le due famiglie mettono insieme i nomi. La lista online conviene dal momento in cui partono gli inviti e le risposte devono arrivare da qualche parte.
| Cosa serve | Carta o quaderno | Excel o Google Sheets | Lista invitati online |
|---|---|---|---|
| Scrivere la prima bozza a quattro mani tra le due famiglie | Scomodo | Ottimo | Buono, oppure importate il foglio |
| Le risposte entrano da sole | No | No, si ricopiano | Sì, dal link di ogni invitato (Premium) |
| Conta persone e accompagnatori | A mano | Con una colonna e una formula | Sì, da sola, accompagnatori e bambini compresi |
| Intolleranze e scelta del menù | A mano | A mano | Arrivano con la risposta (Premium) |
| Passa al tableau | No | Copia e incolla | Sì, è la stessa lista |
| Costo | Gratis | Gratis | La lista è gratis; invito e risposte sono Premium |
Cosa è gratis e cosa è Premium
La lista in sé, e tutta la pianificazione intorno, è gratuita per tutto il tempo che vi serve, con eventi illimitati. Si paga il lato che vedono gli invitati: l’invito pubblicato, le e-mail e le risposte con i loro dettagli. Premium costa 7,99 € al mese o 39,99 € all’anno, e ogni nuovo account può provare la parte a pagamento per 14 giorni; esportazione, inviti al team, download del QR code e indirizzo del link personalizzato non fanno parte della prova.
La linea è tracciata apposta, e preferiamo che la leggiate qui piuttosto che scoprirla dopo aver scritto una lista di duecento persone. Tutto quello che comprende il piano gratuito è spiegato in una pagina sola.
| Cosa fate | Piano |
|---|---|
| Aggiungere invitati a mano, da iPhone, Android o web | Gratis, senza limiti di tempo |
| Importare un file Excel o CSV (fino a 500 righe) dall’app web | Gratis, senza limiti di tempo |
| Numero di persone, nomi degli accompagnatori, gruppi e note private | Gratis, senza limiti di tempo |
| Portare la lista nel tableau e assegnare i tavoli | Gratis, senza limiti di tempo |
| Pubblicare il link dell’invito e invitare via e-mail dalla lista | Premium, compreso nella prova di 14 giorni |
| Vedere le risposte: persone, intolleranze, scelte del menù, messaggi | Premium, compreso nella prova di 14 giorni |
| Mandare un promemoria via e-mail a chi non ha risposto | Premium, compreso nella prova di 14 giorni |
| Esportazione dei dati, inviti al team, download del QR code, indirizzo del link personalizzato | Premium, non compreso nella prova |
Tre modi per far entrare gli invitati nella lista
A mano: aggiungete un invitato con nome, contatti, numero di persone e una nota, dal telefono o dal computer, una riga alla volta. Serve solo il nome; e-mail e telefono si possono aggiungere dopo. È il modo in cui nascono quasi tutte le liste: sul divano, con le due famiglie in vivavoce.
Importati: sull’app web caricate il file che avete già, in formato .xlsx o .csv e fino a 500 righe per file. L’app riconosce le colonne di nome, e-mail, telefono, numero di persone e note in nove lingue, vi fa vedere come ha letto ogni colonna prima di scrivere qualsiasi cosa, e poi aggiunge le righe. Se partite da zero, il modello di lista invitati per Excel ha già le colonne che l’importazione legge.
Da soli: quando l’invito è pubblicato, chi apre il link condiviso o inquadra il QR code e risponde diventa una riga a sé, segnata come «Risposta spontanea». Anche un invito girato nel gruppo WhatsApp della squadra di calcetto o dell’ufficio finisce in una lista ordinata, e vedete sempre chi avete invitato voi e chi è arrivato da solo.
Cosa c’è in una riga della lista
Una riga è una risposta: la persona che risponde e chi porta con sé. Tutto quello che riguarda quel gruppo sta sulla riga, così lista, totali e tableau non sono mai in disaccordo su chi viene.
- Nome, e-mail e telefono, scritti da voi o arrivati con l’importazione.
- Lo stato: In attesa di risposta, Partecipa o Non può venire, impostato dalla risposta o da voi, per esempio dopo una telefonata.
- Il numero di persone, i nomi degli accompagnatori e se un accompagnatore è un bambino.
- Intolleranze, scelte del menù e seggioloni, dalla risposta.
- Un gruppo, come «Famiglia della sposa» o «Colleghi di Marco», che il tableau usa per far sedere vicine le persone giuste.
- Una nota privata, che l’invitato non vede mai.
- Da dove arriva la riga, quando e come è partito l’invito, e quando l’invitato ha aperto il suo link.
Contare persone, non risposte
Ogni numero della lista conta le persone e lo dice: 120 persone invitate su 70 righe, 84 che partecipano su 46 risposte. La location, il catering e il budget ragionano in persone, e una lista che conta le risposte sbaglia di tanto quanto sono grandi le famiglie che ci sono dentro.
La schermata delle statistiche aggiunge il tasso di risposta e la quota di chi partecipa, la dimensione media dei gruppi, quante risposte sono arrivate da un invito, dal link o dal QR code, da quanti giorni aspetta l’invito più vecchio senza risposta, i totali per piatto, i seggioloni e, se avete fissato una capienza, quanti posti restano.
Dopo la data per rispondere, il filtro «In attesa di risposta» è la vostra lista dei solleciti. Nessun promemoria parte da solo: con un pulsante mandate un’e-mail di promemoria agli invitati che hanno ricevuto l’invito e non hanno ancora risposto, mai a chi ha già risposto, e a chi non ha un indirizzo e-mail rimandate il link su WhatsApp. La nostra guida per sollecitare le conferme del matrimonio ha le frasi giuste.
Una lista per il matrimonio, il compleanno o la cena aziendale
Nella lista non c’è niente che valga solo per i matrimoni. Vowly Event organizza dieci tipi di evento: matrimonio, fidanzamento, compleanno, baby shower, laurea, evento aziendale, festa, cena, inaugurazione della casa e un tipo «altro» per tutto il resto, dal battesimo alla comunione. Tutti hanno la stessa lista, la stessa importazione e gli stessi conteggi.
Cambiano le dimensioni e le domande. La lista di un matrimonio parte larga e si taglia con delle regole: la guida alla lista invitati del matrimonio la accompagna dalla prima bozza al numero finale. Una cena aziendale di Natale ha bisogno delle intolleranze e di un numero fermo per il ristorante; una festa di laurea deve soprattutto sapere chi porta chi, e un diciottesimo quanti amici arrivano oltre a quelli della classe. Ogni lista vive nel suo evento, e su un account potete organizzare tutti gli eventi che volete.
Cosa la lista non fa, e dove sono conservati i dati
Non manda SMS né messaggi WhatsApp al posto vostro: l’opzione WhatsApp apre sul vostro telefono un messaggio già pronto con il link personale dell’invitato, e l’invio lo fate voi. Non manda promemoria in automatico. Non stampa etichette né buste. E non fa il check-in all’ingresso: una risposta è un conteggio, non un biglietto. Gli inviti partono dalla riga di ciascun invitato; per raggiungere tutti in una volta si condivide il link generale, per esempio nel gruppo WhatsApp di famiglia.
I dati dell’evento sono conservati nell’Unione europea: il database nella regione eur3 di Google Cloud (Belgio e Paesi Bassi), i file in uno storage europeo, il backend a Francoforte. Alcuni fornitori lavorano dagli Stati Uniti con le garanzie approvate dall’UE, tra cui l’accesso all’account, che passa dai server statunitensi di Google, e il servizio che spedisce le e-mail di invito. Gli invitati non creano mai un account: aprono il loro link, rispondono e chiudono la pagina.
Le domande più frequenti
- La lista invitati online è gratis?
- Sì, senza limiti di tempo, su iPhone, Android e web, importazione da Excel compresa. Pubblicare l’invito, mandarlo via e-mail dalla lista e vedere le risposte è Premium, 7,99 € al mese o 39,99 € all’anno, con 14 giorni di prova della parte a pagamento.
- Posso importare la lista invitati da Excel?
- Sì, dall’app web: caricate un file .xlsx o .csv fino a 500 righe, controllate come sono state lette le colonne e importate. Nome, e-mail, telefono, numero di persone e note vengono riconosciuti in nove lingue. Il modello per la lista invitati ha le colonne già pronte.
- C’è un limite al numero di invitati?
- Non c’è un limite fisso né di invitati né di eventi. Un singolo file di importazione arriva a 500 righe, e se volete un tetto alle persone che possono dire sì potete fissare una capienza (con la prova o con Premium): quando è raggiunta, le nuove risposte possono finire in una lista d’attesa, e siete voi a decidere chi entra.
- Gli invitati devono scaricare un’app o creare un account?
- No. Gli invitati aprono il loro link personale o inquadrano il QR code e rispondono in qualsiasi browser, dal telefono o dal computer, nella loro lingua. Non c’è niente da installare e niente a cui iscriversi.
- Posso esportare la lista degli invitati?
- Sì, con Premium: l’esportazione arriva via e-mail come allegato, in Excel, CSV o PDF. Non c’è un download diretto, e l’esportazione non fa parte dei 14 giorni di prova.
- Come divido la lista tra gli invitati della sposa e quelli dello sposo?
- Con i gruppi: date a ogni invitato un gruppo, come «Famiglia della sposa», «Famiglia dello sposo» o «Amici di lei», e cercando il nome del gruppo vedete solo quelle righe. Gli invitati non vedono mai il proprio gruppo, e il tableau usa gli stessi gruppi per far sedere vicine le famiglie.
- Posso usare la lista per un evento che non è un matrimonio?
- Sì. Tutti e dieci i tipi di evento, dal compleanno al baby shower, dalla laurea alla cena aziendale, hanno la stessa lista, la stessa importazione e gli stessi conteggi, e ogni evento tiene la sua lista. Per gli inviti di un diciottesimo o di una festa, partite dagli inviti di compleanno.