Lista de invitados online,
gratis para cualquier evento.

Un Excel es una copia. En cuanto sale la primera invitación, las respuestas empiezan a llegar por otro lado: un WhatsApp, un correo, una conversación en la comida del domingo. La hoja se queda atrás hasta que alguien se sienta a pasarlas a mano, y dos semanas después hay dos versiones del archivo que no se ponen de acuerdo sobre si la tía Encarna viene sola o con su marido.

Una lista de invitados online es el sitio donde las respuestas se escriben solas. El invitado contesta desde su propio enlace y su fila cambia: si viene o no, cuántas personas, con qué nombres, qué come. Nadie vuelve a teclear nada, y la cifra de arriba es la gente que viene hoy, no la de la noche en que actualizaste la hoja por última vez.

Además es la lista que leen todas las demás piezas. El plano de mesas sienta a quienes han dicho que sí, con sus acompañantes y sus nombres. El menú cuenta platos a partir de las respuestas. Cuando alguien cambia de idea, todo cambia con él, porque no existe una segunda copia que actualizar.

La lista, y toda la organización que la rodea, es gratis el tiempo que la necesites, con eventos ilimitados. Lo que se paga es la parte que ven tus invitados: la invitación publicada, los correos y las respuestas con sus detalles. Premium cuesta 7,99 € al mes o 39,99 € al año, y cada cuenta nueva puede probar la parte de pago durante 14 días; la exportación, las invitaciones al equipo, la descarga del código QR y la dirección de enlace personalizada no entran en la prueba.

Esa línea está trazada a propósito, y preferimos que la leas aquí antes que descubrirla después de cargar una lista de doscientas personas. Todo lo que incluye el plan gratis está explicado en una sola página.

A mano: añade un invitado con su nombre, su contacto, cuántas personas vienen y una nota, desde el móvil o desde la web, fila a fila. Así empiezan casi todas las listas: en el sofá, con las dos familias al teléfono dictando primos.

Importada: en la app web, sube el Excel que ya tienes, en .xlsx o .csv, con hasta 500 filas. La app reconoce las columnas de nombre, correo, teléfono, número de personas y notas en nueve idiomas, te enseña cómo ha leído cada columna antes de escribir nada y después añade las filas. Si partes de cero, la plantilla de lista de invitados ya trae las columnas que lee la importación.

Por su cuenta: cuando la invitación está publicada, el invitado que abre el enlace compartido o escanea el código QR y responde se convierte en una fila propia, marcada como llegada por el enlace o por el código. Una invitación abierta, como la que se manda al grupo de WhatsApp del equipo, sigue terminando en una lista limpia, y siempre sabes qué filas invitaste tú y cuáles llegaron solas.

En una boda o una comunión, el catering o la finca no pide solo una cifra. Pide el número cerrado de comensales con antelación (el plazo exacto está en tu contrato, y suele rondar una o dos semanas antes), y con él cuántos niños hay, cuántas tronas hacen falta y qué alergias e intolerancias hay en cada mesa: sin gluten, sin lactosa, vegetariano. Es la pregunta que más llamadas genera en el último mes, y la que peor responde una lista en papel.

Si el formulario de respuesta lo pregunta, cada confirmación trae sus notas de dieta, la elección de plato cuando das a elegir y si hace falta trona, y la lista lo suma por ti. Los niños aparecen como acompañantes marcados como niño, así que sabes cuántos son sin preguntar dos veces. Qué recoge exactamente el formulario está en confirmación de asistencia online.

Cada cifra de la lista cuenta personas y lo dice: 120 personas invitadas en 70 filas, 84 confirmadas en 46 respuestas. La finca, el catering y el presupuesto trabajan en personas, y una lista que cuenta respuestas se equivoca en el tamaño de cada familia que hay en ella.

La vista de estadísticas añade la tasa de respuesta y la de aceptación, la media de personas por respuesta, cuántas llegaron por invitación, por enlace o por código QR, cuántos días lleva esperando la invitación más antigua sin contestar, los platos de cada menú, las tronas y el porcentaje del aforo ocupado, si has fijado uno.

Pasada la fecha límite de confirmación, el filtro de pendientes es tu lista de recordatorios. La app nunca recuerda nada por su cuenta: decides tú cuándo. Un botón, que es Premium y entra en la prueba de 14 días, manda un correo de recordatorio con su propio enlace a los invitados con correo que aún no han contestado, y al resto le escribes desde su fila por WhatsApp, que es además el tipo de recordatorio que la gente contesta. En la guía para recordar la confirmación de asistencia tienes los mensajes.

Nada de la lista es exclusivo de las bodas. Vowly Event organiza diez tipos de evento, de una boda o una pedida a un cumpleaños, un baby shower, una graduación, un evento de empresa, una fiesta, una cena o una inauguración de casa, más un tipo libre para todo lo demás, y todos tienen la misma lista de invitados, la misma importación y los mismos recuentos.

Lo que cambia es el tamaño y las preguntas. La lista de una boda empieza ancha y se recorta con reglas; la guía de la lista de invitados de boda lleva esa pregunta del primer borrador al recuento final. Una cena de empresa necesita dietas y una cifra cerrada para el restaurante; un cumpleaños de treinta casi solo necesita saber quién viene con quién. Cada lista vive en su propio evento, y puedes organizar tantos eventos como quieras con una sola cuenta.

No envía SMS ni mensajes de WhatsApp en tu nombre: la opción de WhatsApp abre un mensaje en tu propio móvil con el enlace personal del invitado dentro. No manda recordatorios automáticos. No imprime etiquetas ni sobres. Y no controla la entrada en la puerta: una confirmación es una cifra, no una entrada.

Los datos del evento se guardan en la Unión Europea: la base de datos en la región eur3 de Google Cloud (Bélgica y Países Bajos), los archivos en almacenamiento de la UE y el backend en Fráncfort. Algunos proveedores trabajan desde Estados Unidos con las garantías aprobadas por la UE, entre ellos el inicio de sesión, que funciona en servidores de Google en EE. UU., y el servicio que envía los correos de invitación. Los invitados nunca crean una cuenta: abren su enlace, responden y cierran la página.