W skrócie
- Tworzenie listy jest darmowe bez limitu czasu: wpisujesz gości w telefonie albo w przeglądarce lub importujesz arkusz (.xlsx albo .csv, do 500 wierszy) w aplikacji webowej.
- Każdy wiersz to osoba, która odpowiada, z liczbą osób, imionami osób towarzyszących, kontaktem, grupą i notatką widoczną tylko dla ciebie.
- Każda liczba to osoby, a nie wiersze: odpowiedź rodziny z dwójką dzieci liczy się jako cztery, a plan stołów i menu czytają te same liczby.
- Zapraszanie gości z listy i zbieranie ich odpowiedzi to część płatna, Premium, od 7,99 € miesięcznie, z 14-dniowym okresem próbnym.
- Goście nie potrzebują aplikacji ani konta: odpowiadają ze swojego linku w dowolnej przeglądarce, we własnym języku.
Co lista gości online robi, a czego nie zrobi arkusz w Excelu
Arkusz jest kopią. W chwili, w której wychodzi pierwsze zaproszenie, odpowiedzi zaczynają przychodzić gdzie indziej: SMS-em, na Messengerze, przy niedzielnym obiedzie u rodziców. Arkusz jest nieaktualny, dopóki ktoś nie usiądzie i ich nie przepisze, a po dwóch tygodniach istnieją dwie jego wersje, twoja i mamy, które nie zgadzają się co do cioci z Gdańska.
Lista gości online to miejsce, w które odpowiedzi wpisują się same. Gość odpowiada ze swojego linku i jego wiersz się zmienia: będzie albo nie, ile osób, jak nazywa się osoba towarzysząca, co je. Nikt niczego nie przepisuje, a liczba na górze listy to liczba osób, które przyjdą dzisiaj, a nie w dniu, w którym ostatnio poprawialiście arkusz.
Z tej listy czyta też wszystko inne. Plan stołów sadza tych, którzy potwierdzili, razem z liczbą osób i imionami osób towarzyszących. Menu liczy porcje z odpowiedzi. Kiedy ktoś zmieni zdanie, zmienia się wszystko naraz, bo nie ma drugiej kopii do poprawienia.
Co jest za darmo, a co w Premium
Sama lista i całe planowanie wokół niej są darmowe tak długo, jak ich potrzebujesz, przy dowolnej liczbie wydarzeń. Płatna jest strona, którą widzą goście: opublikowane zaproszenie, e-maile i odpowiedzi z ich szczegółami. Premium kosztuje 7,99 € miesięcznie albo 39,99 € rocznie, a każde nowe konto może przez 14 dni wypróbować płatną część; eksportu, zaproszeń dla zespołu, pobrania kodu QR i własnego adresu linku okres próbny nie obejmuje.
Tę granicę stawiamy celowo i wolimy, żeby była jasna tutaj, a nie dopiero po wpisaniu dwustu nazwisk. Co obejmuje darmowy plan, jest rozpisane na jednej stronie.
| Co robisz | Plan |
|---|---|
| Dodawanie gości ręcznie, na iPhonie, Androidzie i w przeglądarce | Za darmo, bez limitu czasu |
| Import arkusza (.xlsx albo .csv, do 500 wierszy) w aplikacji webowej | Za darmo, bez limitu czasu |
| Liczba osób, imiona osób towarzyszących, grupy, prywatne notatki | Za darmo, bez limitu czasu |
| Rozsadzenie gości z listy w planie stołów | Za darmo, bez limitu czasu |
| Publikacja linku do zaproszenia i wysyłka zaproszeń e-mailem z listy | Premium, w 14-dniowym okresie próbnym |
| Szczegóły każdej odpowiedzi: liczba osób, dieta, wybór dania, wiadomości | Premium, w 14-dniowym okresie próbnym |
| Eksport danych, zaproszenia dla zespołu, pobranie kodu QR, własny adres linku | Premium, poza okresem próbnym |
Trzy sposoby, w jakie goście trafiają na listę
Wpisani ręcznie: dodajesz gościa z imieniem i nazwiskiem, kontaktem, liczbą osób i notatką, w telefonie albo w przeglądarce, wiersz po wierszu. Tak zaczyna się większość list, wieczorem na kanapie, z obiema mamami na głośniku.
Zaimportowani: w aplikacji webowej wgrywasz arkusz, który już masz, jako .xlsx albo .csv, do 500 wierszy. Aplikacja rozpoznaje kolumny z imieniem i nazwiskiem, e-mailem, telefonem, liczbą osób i uwagami w dziewięciu językach, także po polsku, pokazuje, jak odczytała każdą kolumnę, zanim cokolwiek zapisze, i dopiero potem dodaje wiersze. Jeśli zaczynasz od zera, szablon listy gości w Excelu ma dokładnie te kolumny, które czyta import.
Zapisani sami: po opublikowaniu zaproszenia gość, który otworzy udostępniony link albo zeskanuje kod QR i odpowie, staje się osobnym wierszem, oznaczonym jako ten, który przyszedł przez link albo kod. Nawet zaproszenie wrzucone na grupę, na przykład na osiemnastkę, kończy się czystą listą, a zawsze widać, kogo zaprosiłeś, a kto dopisał się sam.
„Prosimy o potwierdzenie przybycia”: jak odpowiedzi trafiają na listę
Na polskim zaproszeniu prawie zawsze stoi to samo zdanie: „Uprzejmie prosimy o potwierdzenie przybycia do…”, a pod nim dwa numery telefonu. W praktyce oznacza to kilkadziesiąt rozmów, SMS-ów i wiadomości, które ktoś potem przepisuje do zeszytu albo do Excela, zwykle w niedzielę wieczorem i zwykle z pomyłką przy liczbie dzieci.
Lista gości online nie zmienia tego zdania, tylko to, co jest pod nim. Zamiast numerów telefonu jest link albo kod QR. Gość odpowiada na stronie zaproszenia, podaje, ile osób przyjdzie, jak nazywa się osoba towarzysząca i czy ktoś z nich nie je mięsa, a odpowiedź od razu wypełnia jego wiersz. Gotowe wersje tego zdania, od uroczystych po swobodne, są w przykładach RSVP, a co zbiera sam formularz, pokazuje strona o potwierdzeniu obecności online.
Babcia, która woli zadzwonić, i tak zadzwoni. Jej odpowiedź wpisuje się wtedy ręcznie, w tym samym wierszu: status, liczba osób, uwagi. Lista dalej zgadza się co do osoby, bez względu na to, jaką drogą przyszło „tak”.
Co zawiera wiersz gościa
Jeden wiersz to jedna odpowiedź: osoba, która odpowiada, i ci, których ze sobą przyprowadza. Wszystko o tej grupie jest w jednym wierszu, więc lista, liczby i plan stołów nigdy nie spierają się o to, kto przychodzi.
- Imię i nazwisko, e-mail i telefon, wpisane przez ciebie albo przeniesione z importu.
- Status: oczekuje na odpowiedź, przyjdzie albo nie może przyjść, ustawiany przez odpowiedź gościa albo przez ciebie.
- Liczba osób, imiona osób towarzyszących i informacja, czy osoba towarzysząca jest dzieckiem.
- Wymagania dietetyczne, wybór dania i krzesełka do karmienia, z odpowiedzi gościa.
- Grupa, na przykład rodzina panny młodej albo znajomi z pracy, według której można filtrować w planie stołów.
- Prywatna notatka, której gość nigdy nie zobaczy.
- Skąd wiersz się wziął, kiedy i jak gość był ostatnio zaproszony oraz kiedy ostatnio otworzył swój link.
Licz osoby, a nie odpowiedzi
Każda liczba na liście liczy osoby i mówi to wprost: 120 zaproszonych osób w 70 wierszach, 84 osoby potwierdzone w 46 odpowiedziach. Sala wycenia wesele od talerzyka, catering liczy porcje, budżet dzieli się na głowy, a lista, która liczy odpowiedzi, myli się o wielkość każdej rodziny, która na niej jest.
Widok statystyk dodaje odsetek odpowiedzi i potwierdzeń, średnią liczbę osób w jednej odpowiedzi, ile osób przyszło przez zaproszenie, link albo kod QR, ile dni czeka najstarsze zaproszenie bez odpowiedzi, liczbę porcji każdego dania, krzesełka do karmienia i to, jaką część limitu miejsc już zajęto, jeśli go ustawisz.
Po terminie odpowiedzi filtr oczekujących jest twoją listą do przypomnień. Aplikacja nigdy nie przypomina gościom sama z siebie: w okresie próbnym albo w Premium jednym przyciskiem wysyłasz e-mail z przypomnieniem do zaproszonych, którzy jeszcze nie odpowiedzieli, a resztę załatwia osobista wiadomość, bo na taką ludzie odpowiadają najchętniej. Nasz tekst o tym, jak przypomnieć gościom o potwierdzeniu obecności, ma gotowe sformułowania.
Jedna lista na wesele, osiemnastkę albo wigilię firmową
Na liście nie ma nic wyłącznie weselnego. Vowly Event obsługuje dziesięć rodzajów wydarzeń: wesele, zaręczyny, urodziny, baby shower, rozdanie dyplomów, wydarzenie firmowe, imprezę, kolację, parapetówkę i typ niestandardowy na wszystko inne, od chrzcin po komunię. Każdy z nich ma tę samą listę gości, ten sam import i te same liczby.
Zmienia się wielkość listy i pytania. Lista weselna zaczyna się szeroko i skraca się ją zasadami; poradnik o liście gości weselnych prowadzi przez to od pierwszego szkicu do ostatecznej liczby. Wigilia firmowa potrzebuje uwag o diecie i twardej liczby dla restauracji, komunia wiedzy, ile będzie dzieci i krzesełek, a osiemnastka głównie tego, kto przyprowadza kogo. Każda lista żyje w swoim wydarzeniu, a na jednym koncie możesz planować tyle wydarzeń, ile chcesz.
Czego lista nie robi i gdzie są przechowywane dane
Nie wysyła SMS-ów ani wiadomości na WhatsAppie w twoim imieniu: opcja WhatsApp otwiera wiadomość na twoim własnym telefonie, z osobistym linkiem gościa w środku. Nie wysyła przypomnień automatycznie. Nie drukuje etykiet ani kopert. I nie sprawdza gości przy wejściu na salę: odpowiedź to liczba, a nie bilet.
Dane wydarzenia są przechowywane w Unii Europejskiej: baza danych w regionie eur3 Google Cloud (Belgia i Holandia), pliki w magazynie w UE, backend we Frankfurcie. Niektórzy dostawcy działają z USA, na podstawie zabezpieczeń zatwierdzonych przez UE, między innymi logowanie, które działa na serwerach Google w USA, i usługa wysyłająca e-maile z zaproszeniami. Dane gości i ich odpowiedzi widzisz tylko ty i osoby, które zaprosisz do zespołu, a goście nigdy nie zakładają konta: otwierają link, odpowiadają i zamykają stronę.
Najczęstsze pytania
- Czy lista gości online jest darmowa?
- Tak, bez limitu czasu, na iPhonie, Androidzie i w przeglądarce, razem z importem arkusza. Opublikowanie zaproszenia, wysłanie go e-mailem z listy i podgląd szczegółów odpowiedzi to Premium, 7,99 € miesięcznie albo 39,99 € rocznie, z 14-dniowym okresem próbnym płatnej części.
- Czy mogę zaimportować listę gości z Excela?
- Tak, w aplikacji webowej: wgrywasz plik .xlsx albo .csv do 500 wierszy, sprawdzasz, jak odczytano kolumny, i importujesz. Imię i nazwisko, e-mail, telefon, liczba osób i uwagi są rozpoznawane w dziewięciu językach, także z polskimi nagłówkami. Szablon listy gości z tej witryny ma kolumny gotowe do importu.
- Czy jest limit liczby gości?
- Nie ma stałego limitu ani gości, ani wydarzeń. Jeden plik importu mieści do 500 wierszy, a jeśli chcesz ograniczyć liczbę osób, które mogą odpowiedzieć „tak”, ustawiasz dla wydarzenia limit miejsc.
- Czy goście potrzebują aplikacji albo konta?
- Nie. Goście otwierają swój osobisty link albo skanują kod QR i odpowiadają w dowolnej przeglądarce, w telefonie albo na komputerze, we własnym języku. Nie ma czego instalować ani gdzie się rejestrować.
- Czy mogę wyeksportować listę gości?
- Tak, w Premium: eksport przychodzi e-mailem jako załącznik, w formie arkusza albo pliku PDF, a nie jako link do pobrania. Eksport nie jest częścią 14-dniowego okresu próbnego.
- Czy listy można użyć na wydarzenie, które nie jest weselem?
- Tak. Każdy z dziesięciu rodzajów wydarzeń, od urodzin czy baby shower po kolację firmową, ma tę samą listę gości, ten sam import i te same liczby, a każde wydarzenie ma swoją osobną listę. Na komunię albo chrzciny najlepiej pasuje typ niestandardowy.
- Czy narzeczony, rodzice albo wedding planner mogą prowadzić listę razem ze mną?
- Tak, w Premium: właściciel wydarzenia zaprasza ich e-mailem i nadaje im rolę, z prawem edycji albo tylko z podglądem. Każda osoba korzysta z własnego darmowego konta i widzi tylko wydarzenia, do których ją zaproszono. Zaproszenia dla zespołu nie są częścią 14-dniowego okresu próbnego.
- Jak na liście policzyć osoby towarzyszące i dzieci?
- Każda odpowiedź niesie liczbę osób, imiona osób towarzyszących i informację, czy któraś z nich jest dzieckiem, a wszystkie sumy liczą osoby. To ty decydujesz, ile osób może obejmować jedna odpowiedź i czy dzieci są zaproszone; jak ustalić te zasady, zanim zapyta pierwszy gość, opisuje tekst o tym, kogo zaprosić na wesele.