- Reserva primero lo que solo puede pasar una vez: el lugar, el Registro Civil o el oficiante, el fotógrafo, el catering. Todo lo demás se adapta a esos cuatro.
- Doce meses antes es cómodo, seis es realista, tres es un esprint. La página de los 6 meses muestra qué soltar y qué comprimir.
- Los invitados mueven el dinero. Cierra la lista de invitados antes de firmar el contrato del catering, y envía las invitaciones ocho semanas antes con una fecha límite para responder.
- Las dos últimas semanas son confirmaciones, no decisiones. Si algo sigue decidiéndose la semana anterior, decídelo y para.
- Dale a cada tarea una fecha y un solo responsable. Una checklist sin fechas es una lista de deseos; la app convierte esta en fechas límite que puedes compartir.
Cómo usar esta checklist
Léela entera una vez antes de empezar, y luego trabaja solo la sección del mes en el que estás. El orden de abajo es un orden de dependencias: el lugar fija la fecha, la fecha fija los proveedores que puedes conseguir, la lista de invitados fija el contrato del catering, el contrato del catering fija el presupuesto que te queda para todo lo demás. Saltarse pasos es como las parejas acaban con un grupo contratado para una sala con límite de ruido, o con invitaciones impresas antes de confirmar la hora de la ceremonia.
Dos cosas importan más que las tareas sueltas. Primera: cada tarea necesita una fecha y un solo responsable; dos responsables es ninguno. Segunda: distingue las decisiones de las confirmaciones. Una decisión (qué lugar, cuántos invitados, qué menú) va al principio y solo ocurre una vez. Una confirmación (¿sabe la florista que la ceremonia se ha movido a las tres?) va al final y ocurre con cada proveedor en las dos últimas semanas. Las decisiones tardías cuestan dinero; las confirmaciones saltadas cuestan el día.
Si tienes menos de un año, no comprimas esta lista de forma uniforme. Algunos meses llevan cosas que no se pueden acelerar, y otros cosas que se hacen en una tarde. La checklist de seis meses de esta guía es esa compresión ya hecha.
12 meses antes: las cuatro reservas que fijan todo lo demás
El primer mes va de las cosas que solo pueden pasar una vez y se agotan primero. Hazlas en este orden, porque cada una estrecha la siguiente.
- Acordad entre los dos la forma del día: tamaño (treinta, ochenta, doscientos), estación, ciudad o campo, un lugar o dos, formal o relajada. Todo lo que viene después parte de aquí.
- Fija un presupuesto total y un techo inamovible, y decide quién aporta qué. Repártelo en partes aproximadas antes de tener presupuestos de proveedores, para que el primero que llegue no se convierta en el presupuesto.
- Haz un borrador de la lista de invitados redondeado a la decena. No la lista final, sino la cifra para la que se dimensionarán el lugar y el catering. Cuenta personas, no familias.
- Reserva la ceremonia: Registro Civil, juzgado o ayuntamiento, iglesia u oficiante. En muchas ciudades europeas las ceremonias civiles se reservan con meses de antelación y la cita fija tu fecha.
- Reserva el lugar, o los dos lugares si la ceremonia y el banquete están separados. Antes de firmar, pregunta el aforo en plazas sentadas, la hora de cierre, el límite de ruido, si obligan a usar su catering y las condiciones de la señal.
- Reserva el fotógrafo y, si lo quieres, el videógrafo. Los buenos se reservan con un año de antelación en temporada alta.
- Reserva el catering si el lugar no lo incluye. Pide un precio por persona con prueba de menú incluida y la fecha en la que necesitan las cifras finales.
- Contrata un seguro de boda si existe en tu país, antes de pagar la primera señal.
- Crea el evento en tu app de planificación: fecha, lugar, el borrador de la lista de invitados y esta checklist como tareas con fechas.
De 9 a 11 meses antes: las personas y el estilo
Con la fecha y las salas fijadas, el siguiente trimestre es para los proveedores cuyas agendas se llenan a continuación, y para las decisiones de las que dependen otras decisiones.
- Elige el cortejo nupcial y pídeselo. Su número afecta a la disposición de la ceremonia, al transporte y a las flores.
- Contrata el grupo o el DJ, y comprueba el límite de ruido y la hora de cierre del lugar frente a lo que quieres.
- Contrata la florista, o decide que las flores serán mínimas y pon el dinero en otra parte.
- Decide los pasos legales y religiosos de la ceremonia y cualquier trámite con plazo: documentos de tu país de origen, los plazos del expediente en el Registro Civil, un cursillo prematrimonial si se exige.
- Envía un save the date a todos los del borrador de la lista, sobre todo a los invitados que viajan. Uno digital no cuesta nada y lleva la fecha a su calendario.
- Empieza con el vestido o el traje; a medida necesita seis meses, y el de tienda también necesita arreglos.
- Bloquea habitaciones de hotel cerca del lugar si los invitados viajan; las fechas de liberación importan, apúntalas.
- Decide si los niños están invitados y si los invitados sin pareja traen acompañante. Dilo una sola vez, en la invitación, más adelante.
De 6 a 8 meses antes: el lado de los invitados toma forma
Es la mitad del plan y el punto en el que se diseña la experiencia de los invitados: qué verán, comerán, escucharán y firmarán. También es cuando el dinero empieza a moverse en serio, así que el presupuesto recibe su primera revisión honesta.
- Cierra la lista de invitados persona a persona, con direcciones y, para la invitación, correos electrónicos o números de teléfono.
- Elige el diseño de la invitación y escribe el texto: nombres, fecha, hora, lugares, código de vestimenta, fecha límite para responder, las normas sobre acompañantes y niños. La página de frases de la guía de RSVP tiene treinta líneas para copiar.
- Decide cómo responderán los invitados: un formulario de respuesta en línea, una tarjeta, o ambos. Pon la fecha límite tres o cuatro semanas antes del día.
- Reserva el ensayo con el oficiante, si la ceremonia lo tiene, y el transporte para el día: coches, un autobús para los invitados, la cuestión del último tren.
- Reserva peluquería y maquillaje, y las fechas de las pruebas.
- Encarga la tarta, o decide que el postre lo pone el catering.
- Elige la ropa del cortejo y encárgala; los pedidos de grupo tardan más que el tuyo.
- Encarga o diseña la papelería que vas a imprimir: menús, marcasitios, el panel del plano de mesas, carteles. La invitación puede llevar un código QR que abre el formulario de respuesta en línea.
- Revisa el presupuesto frente a los presupuestos reales. Mueve dinero entre partidas ahora, mientras todavía hay margen para moverlo.
- Planifica la luna de miel y comprueba pasaportes, visados y fechas de viaje frente a la semana de la boda.
De 4 a 5 meses antes: menús, música, alianzas
Las decisiones de aquí son las agradables, y todas son del tipo que se escapa en silencio si nadie se hace cargo.
- Ve a la prueba de menú y elige el menú, incluidas las opciones vegetarianas y las aptas para alergias que ofrecerá el formulario de respuesta.
- Elige y encarga las alianzas; el grabado y el ajuste de talla llevan semanas.
- Fija las lecturas y los lectores, y la música de la propia ceremonia: entrada, firmas, salida.
- Monta la primera versión de la lista de canciones para el banquete, y la lista de canciones prohibidas; dale las dos al grupo o al DJ.
- Compra o encarga los zapatos, los complementos y todo lo que haya que domar antes del día.
- Organiza los detalles para los invitados si los vais a dar, o decide no darlos y déjalo dicho en la partida del presupuesto.
- Acuerda la lista de fotos y los momentos que no pueden perderse; dile al fotógrafo quiénes son las personas clave.
- Confirma el alojamiento para los dos la noche anterior y la noche de la boda.
De 2 a 3 meses antes: salen las invitaciones
Las invitaciones salen ocho semanas antes del día, con una fecha límite para responder tres o cuatro semanas antes de él. Todo lo de esta sección o alimenta la invitación o espera a las respuestas que trae de vuelta.
- Envía las invitaciones, digitales o impresas, con el formulario de respuesta enlazado o la tarjeta de respuesta dentro. Apunta quién ha recibido qué.
- Publica la página para invitados: programa del día, cómo llegar y aparcamiento, hoteles, código de vestimenta, una nota sobre regalos si la hay, preguntas frecuentes. Un solo enlace para todo lo que preguntarán los invitados.
- Reserva la última prueba del vestido o el traje para dos o tres semanas antes del día.
- Escribe el orden de la ceremonia y los votos, o empieza; nadie escribe los votos en un fin de semana.
- Compra los regalos para el cortejo y los padres, si los hacéis.
- Confirma el expediente o la cita en el Registro Civil y los documentos que aún necesiten.
- Planifica las mesas sobre el papel: qué grupos se sientan juntos, cuáles no. La guía del plano de mesas tiene las reglas; el plano real espera a las respuestas.
- Revisa el recuento de respuestas cada semana y, pasada la fecha límite, llama a los silenciosos, una vez, con cariño.
1 mes antes: las cifras finales
Pasa la fecha límite, el número de invitados se convierte en una cifra, y esa cifra va a todos los que cobran por persona. Es el mes de los totales.
- Persigue las últimas respuestas y cierra la lista. Un invitado que no ha respondido tras un recordatorio y una llamada es un no.
- Envía al catering la cifra final de personas, el recuento por menú y la lista de dietas antes de su plazo, normalmente siete a diez días antes.
- Termina el plano de mesas a partir de la lista final, y encarga los marcasitios y el panel del plano de mesas.
- Escribe el cronograma del día, hora a hora, con un nombre junto a cada relevo: quién tiene las alianzas, quién paga al grupo, quién se lleva los regalos a casa.
- Paga los saldos pendientes de los proveedores que vencen antes del día, y apunta cuáles se pagan el mismo día y de qué forma.
- Confirma los horarios del transporte frente al cronograma, incluido cómo vuelven a casa los últimos invitados.
- Haz la última prueba y recoge la ropa; doma los zapatos.
- Informa al cortejo y a los padres de sus momentos y sus horarios, por escrito.
Las dos últimas semanas: confirmar, no decidir
A partir de aquí todo es confirmación. La página de última hora de esta guía es la lista completa de las dos semanas y del día, con el kit de emergencia; abajo van los titulares.
- Llama a cada proveedor con el cronograma y confirma la hora de llegada, el contacto del día y el saldo pendiente.
- Envía a los invitados los detalles finales: horarios, la dirección otra vez, aparcamiento, código de vestimenta; basta un mensaje corto con el enlace a la página para invitados.
- Prepara el kit del día y la maleta de la luna de miel; entrega las alianzas, los documentos y el efectivo para los saldos a la persona nombrada en el cronograma.
- Ensaya la ceremonia si hay ensayo, y come algo la mañana del día.
Después del día
La lista no termina a medianoche. Unas cuantas cosas de las dos semanas siguientes son fáciles de olvidar e incómodas de recordar tarde.
- Devuelve lo alquilado: trajes, decoración, el soporte de la tarta, el coche.
- Envía las notas de agradecimiento en el plazo de un mes, a juego con los regalos; la lista de regalos de la app guarda quién regaló qué.
- Paga los últimos saldos a los proveedores y deja las reseñas de las que viven los buenos proveedores.
- Encarga el álbum y las copias, y comparte las fotos que hicieron los invitados ese día.
- Haz los trámites de cambio de apellido, si los hay, y actualiza los documentos que lo llevan.
Las reservas que se agotan, en el orden en que se agotan
Los proveedores con una sola fecha al día se agotan primero. La tabla es el orden que a la mayoría de las parejas les funciona, con el mes al que pertenece y de qué depende.
| Reserva | Cuándo | Depende de | Pregunta antes de firmar |
|---|---|---|---|
| Ceremonia (Registro Civil, iglesia, oficiante) | 12 meses | Estación, ciudad | Qué fechas quedan libres; plazos del expediente; documentos |
| Lugar(es) | 12 meses | Fecha de la ceremonia, número de invitados | Aforo sentado, hora de cierre, límite de ruido, norma de catering, señal |
| Fotógrafo / videógrafo | 12 meses | Fecha | Horas cubiertas, segundo fotógrafo, plazo de entrega |
| Catering | 12 meses | Norma del lugar, número de invitados | Precio por persona, prueba de menú, plazo para las cifras finales |
| Grupo o DJ | De 9 a 11 meses | Límite de ruido y hora de cierre del lugar | Duración de la actuación, pausas, política de canciones |
| Florista | De 9 a 11 meses | Lugar, colores | Hora de entrega y montaje, qué es de alquiler y qué se queda |
| Vestido / traje | 9 meses | Nada | Plazo de los arreglos, fechas de las pruebas |
| Peluquería y maquillaje | De 6 a 8 meses | Fecha, tamaño del grupo | Fecha de la prueba, cuántas personas, hora de inicio |
| Tarta | De 6 a 8 meses | Número de invitados, menú | Raciones por piso, entrega, soporte |
| Transporte | De 6 a 8 meses | Lugares, horarios | Tiempo de espera, viajes de vuelta, autobús para invitados |
| Papelería / imprenta | De 4 a 6 meses | Texto, diseño | Prueba de imprenta, cantidad, coste de la reimpresión |
| Alianzas | De 4 a 5 meses | Nada | Plazo del grabado y del ajuste de talla |
Diez errores que esta checklist evita
Cada uno de ellos viene de hacer una tarea en el mes equivocado.
- Firmar el contrato del catering antes de que la lista de invitados sea real, y pagar luego treinta cenas que nadie comió.
- Imprimir las invitaciones antes de que el Registro Civil confirme la hora de la ceremonia.
- Contratar un grupo sin preguntar al lugar el límite de ruido y la hora de cierre.
- Poner la fecha límite para responder en la semana anterior a la boda, sin tiempo para perseguir ni para sentar.
- Dejar el plano de mesas hasta que lleguen las respuestas y luego intentar hacerlo la noche anterior.
- Encargar un vestido o un traje a medida a menos de seis meses.
- Olvidar los plazos del expediente en el Registro Civil y descubrir que la fecha no puede ser legal.
- No tener cronograma, de modo que cada pregunta del día llega a la pareja.
- Pagar saldos el mismo día de una forma que el proveedor no acepta.
- No decidir sobre niños y acompañantes hasta que los invitados preguntan, uno a uno.
La checklist como tareas con fechas
Una checklist en papel es un buen comienzo y un mal sistema, porque nada en ella tiene fecha y nadie recibe un recordatorio. La hoja de cálculo de abajo es la lista entera con una columna para el mes, el responsable y el estado, y se abre en Excel, Numbers y Google Sheets. En Vowly Event, las mismas líneas se convierten en tareas del evento: cada una con una fecha límite, una prioridad, una categoría y, para los pagos, un importe, ordenadas en hoy, esta semana y vencidas, y compartidas con quien planifique contigo. La página de la app de esta guía muestra cómo funciona.
FAQ
- ¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizar una boda?
- Doce meses es cómodo y te deja reservar los proveedores que se agotan primero: ceremonia, lugar, fotógrafo, catering. Seis meses es realista con algunos compromisos en la elección, y la checklist de 6 meses de esta guía muestra dónde comprimir. Menos de tres meses es un esprint que funciona mejor en bodas pequeñas.
- ¿Qué debo reservar primero?
- La cita de la ceremonia y el lugar, en ese orden, porque juntos fijan la fecha. Luego el fotógrafo y el catering, porque tienen una sola fecha al día y se llenan primero. Todo lo demás se adapta a esos cuatro.
- ¿Cuándo deben salir las invitaciones de boda?
- Unas ocho semanas antes del día, con una fecha límite para responder tres o cuatro semanas antes de él. Para una boda en el extranjero o que exija viajar, envía un save the date nueve a doce meses antes y la invitación tres o cuatro meses antes.
- ¿Cuándo necesito la cifra final de invitados?
- El catering suele quererla siete a diez días antes de la boda. Pon la fecha límite para responder tres o cuatro semanas antes del día para tener una semana en la que perseguir a los invitados silenciosos antes de que venza el recuento.
- ¿Hay una checklist de boda que pueda descargar?
- Sí. La hoja de cálculo de esta página contiene cada tarea de esta guía con columnas para el mes, el responsable, la fecha límite, el estado y el coste. Se abre en Excel, Numbers y Google Sheets.
- ¿Puedo usar esta checklist en la app de Vowly Event?
- Sí. Las tareas de un evento llevan una fecha límite, una prioridad, una categoría y, para los pagos, un importe, y se ordenan en vencidas, hoy, esta semana y más adelante. Hoy las tareas las añades tú; una importación de esta checklist con un toque está en nuestra lista.
- ¿Sirve esta checklist para una boda en otro país?
- El orden es el mismo en cualquier parte; los trámites no. Comprueba los plazos y los documentos que necesita tu Registro Civil o tu embajada, y añade un mes a cada paso por los invitados que viajan.
- ¿Y si estamos organizando con menos de seis meses?
- Usa la checklist de 6 meses de esta guía. Mantiene las cuatro reservas que no se pueden acelerar, quita las tareas que solo existen porque hay tiempo, y comprime el resto en semanas.
- ¿Planificar es gratis en Vowly Event?
- Sí. Las tareas, la lista de invitados, el presupuesto, el plano de mesas y el menú son gratis sin límite de tiempo. El lado de los invitados, publicar la invitación y recoger las respuestas, es la parte de pago, desde 7,99 € al mes con 14 días de prueba.