En résumé
- Les tâches appartiennent à l’événement, pas à une personne, donc tous ceux qui préparent le mariage voient la même liste.
- Chaque tâche peut porter une échéance, une priorité (Basse, Moyenne, Haute), une catégorie (Général, Paiement, Réunion, Achat, Appel, Autre) et des notes.
- Les tâches de paiement portent un montant et une devise, pour que ce qui est dû à qui soit visible dans la liste.
- La liste se trie toute seule : En retard, Aujourd’hui, Demain, Cette semaine, Plus tard, Sans date ; filtrez par ouvertes ou terminées ; cherchez par nom.
- La planification est gratuite sans limite de durée, sur iOS, Android et le web.
Ce qu’est une tâche
Une tâche est une ligne de la check-list avec les champs qui la rendent actionnable : un titre, des notes facultatives, une échéance, une priorité et une catégorie. Les tâches de paiement (le solde du traiteur, l’acompte du fleuriste) portent aussi un montant et une devise. Une tâche est ouverte jusqu’à ce que vous la cochiez, et elle enregistre le moment où elle a été terminée. Dans l’application web, une tâche peut aussi porter une heure, des rappels, la personne à qui elle est attribuée et quelques étapes, le tout facultatif, si bien qu’une tâche rapide tient toujours sur une ligne.
Les tâches vivent sur l’événement. Il n’y a pas de liste personnelle dans Vowly Event ni de planification au niveau du compte : chaque tâche appartient à un mariage, un anniversaire, un lancement. C’est pour cela qu’un membre de l’équipe qui ouvre l’événement voit exactement la liste que vous voyez.
Comment la liste se trie
La liste est groupée selon le moment où les choses sont dues, pas selon le moment où elles ont été ajoutées : d’abord En retard, puis Aujourd’hui, Demain, Cette semaine, Plus tard, et les tâches sans date à la fin. Dans chaque groupe, la date la plus proche vient en premier et, à date égale, la priorité la plus haute. Filtrez sur ouvertes, terminées ou toutes ; cherchez par titre. Résultat : ouvrir la liste un lundi vous dit ce qu’est cette semaine, sans faire défiler ce qu’était le mois d’avril.
| Champ | À quoi il sert | Exemple |
|---|---|---|
| Titre | La tâche, avec un verbe | Envoyer les chiffres définitifs au traiteur |
| Échéance | Quand elle doit être faite ; pilote le tri | 10 jours avant le mariage |
| Priorité | Basse, Moyenne ou Haute ; départage à date égale | Haute |
| Catégorie | Général, Paiement, Réunion, Achat, Appel, Autre | Paiement |
| Montant + devise | Tâches de paiement seulement ; ce qui est dû | 1 850 € |
| Notes | Détails, numéros de téléphone, ce qui a été convenu | Quantités par plat : 48 bœuf, 31 poisson, 12 végé |
| Statut | Ouverte ou terminée, avec l’heure de fin | Terminée |
Préparer à plusieurs
Invitez les personnes qui préparent avec vous sur l’événement, comme éditeurs qui peuvent ajouter et cocher des tâches, ou comme lecteurs qui peuvent seulement lire. Les invitations d’équipe font partie de la formule payante et ne sont pas comprises dans l’essai de 14 jours ; les personnes invitées n’ont pas besoin de leur propre abonnement. Parce que les tâches appartiennent à l’événement, il n’y a rien à synchroniser et pas de deuxième liste : une mère qui coche « confirmer le fleuriste » sur son téléphone la coche aussi sur le vôtre. La même équipe voit la liste des invités, le budget, le plan de table et le menu.
Utiliser la check-list de ce guide
Dans l’application web, « Ajouter une liste toute prête » donne d’un coup à l’événement une check-list de mariage : des tâches datées à partir du jour du mariage, dont vous décochez d’abord celles qui ne vous servent pas. Elle ne reprend pas la check-list mariage de ce guide ligne à ligne ; ajoutez vous-même ce qui manque : ouvrez l’événement, ajoutez une tâche, fixez sa date à partir de celle de votre mariage.
Une tâche datée vous est rappelée la veille, ou une heure avant si un horaire est fixé ; vous pouvez choisir d’autres rappels, du moment de l’échéance jusqu’à une semaine avant, ou aucun. Les rappels arrivent sous forme de notifications dans Vowly Event, pas par e-mail. Une tâche peut aussi être attribuée à une personne de l’équipe de l’événement, qui est prévenue aussitôt et reçoit ensuite seule ses rappels. Toute autre personne que vous doit d’abord faire partie de l’équipe, et les invitations d’équipe restent sur les formules payantes, hors de l’essai de 14 jours. Le réglage des rappels, l’attribution des tâches et l’ajout de la liste toute prête se font aujourd’hui dans l’application web ; les applis iPhone et Android ne le permettent pas encore, mais les rappels y arrivent déjà sous forme de notifications.
Sa place parmi les autres outils
La liste des tâches est une tuile du hub de planification. À côté se trouvent le budget, où vont les montants des paiements une fois payés, le plan de table, qui lit la liste des invités que les réponses remplissent, et les outils côté invités que les invités voient vraiment : le programme, le menu, les demandes de musique, la liste de cadeaux. La check-list vous dit quand ; les autres outils sont là où le travail se fait.
Les questions qu’on nous pose
- L’application check-list mariage est-elle gratuite ?
- Oui. Les tâches, la liste des invités, le budget et le plan de table sont gratuits sans limite de durée, sur iOS, Android et le web. La partie payante est le côté invités : publier le faire-part, recueillir les réponses et ouvrir le portail invités avec menu, playlist, déroulé du jour J et liste de cadeaux, à partir de 7,99 € par mois avec 14 jours d’essai.
- Puis-je partager la check-list avec mon partenaire ou un wedding planner ?
- Oui, avec une formule payante : invitez-les sur l’événement comme éditeurs ou lecteurs. Les invitations d’équipe ne font pas partie de l’essai de 14 jours. Les tâches appartiennent à l’événement, donc tout le monde voit et coche la même liste.
- L’application me rappelle-t-elle quand une tâche est due ?
- Oui, dans l’application web : une tâche datée vous est rappelée la veille, ou une heure avant si un horaire est fixé, et vous pouvez choisir d’autres rappels ou aucun. Les rappels arrivent sous forme de notifications dans Vowly Event, pas par e-mail, y compris dans les applis iPhone et Android, qui ne permettent pas encore de les régler.
- Puis-je importer cette check-list dans l’application ?
- Pas la liste de cette page ligne à ligne. Dans l’application web, « Ajouter une liste toute prête » place d’un coup une check-list de mariage dans l’événement, datée à partir du jour du mariage ; le reste de ce guide, vous l’ajoutez vous-même.
- Une tâche peut-elle contenir un paiement ?
- Oui. Une tâche dans la catégorie Paiement porte un montant et une devise, pour que le solde du traiteur et son échéance soient sur la même ligne.