- Sept colonnes : table, place, invité, groupe, cercle, régime, notes. Tout le reste vit ailleurs.
- Remplissez la colonne table en dernier : les noms et les cercles d'abord, les tables quand les réponses sont là.
- Une ligne par personne, pas par foyer, sinon la colonne des régimes ne fonctionne plus.
- Triez par table avant de l'envoyer au traiteur, par ordre alphabétique avant d'imprimer le plan.
Ce que contient le fichier
Le modèle est un simple CSV, que tous les tableurs ouvrent sans assistant : Excel, Numbers, Google Sheets et LibreOffice. Aucune formule à casser, aucune macro à autoriser. Les colonnes, dans l'ordre :
- Table : le numéro que l'invité verra sur le plan. Laissez-le vide jusqu'à la date limite de réponse.
- Place : la chaise à cette table, de 1 à 10, si vous attribuez des places précises. Facultatif pour les rondes, utile pour les longues tables et la table d'honneur.
- Invité : un nom complet par ligne. Un couple, c'est deux lignes ; une famille de quatre, quatre lignes.
- Groupe : une étiquette qui relie un foyer, pour que « famille Ahmed » ou « Sarah + Tom » puissent être déplacés d'un bloc.
- Cercle : le lien de cette personne avec vous : « fac », « son travail à elle », « ses cousins à lui ». C'est la colonne sur laquelle vous triez pour construire les tables.
- Régime : végétarien, végétalien, sans gluten, allergie, halal, casher, menu enfant. Exactement les mots du traiteur.
- Notes : fauteuil roulant, près de la sortie, malentendant, pas à côté de X. Ce que vous oublieriez sinon.
Comment le remplir, dans l'ordre
Commencez par coller la liste des invités dans la colonne Invité, une personne par ligne, et remplissez Groupe et Cercle pour tout le monde. C'est la partie qui prend une heure et en fait gagner dix. Ne touchez pas encore à Table.
Quand les réponses arrivent, supprimez ou marquez les refus et ajoutez les régimes et les notes au fil de l'eau. À la date limite, triez par Cercle. Les groupes qui deviendront des tables sont maintenant visibles sans réfléchir.
Attribuez d'abord des numéros de table aux cercles entiers, puis placez les invités restants près du cercle qui leur convient le mieux, en vérifiant que chaque table reste dans sa capacité et que chacun connaît quelqu'un. Remplissez Place seulement là où ça compte : la table d'honneur, les longues tables, et toute personne avec une note d'accessibilité.
Triez par Table et envoyez cette version au traiteur et à la salle. Triez par Invité et imprimez cette version comme plan. Enregistrez une copie datée à chaque fois ; le fichier que vous regardez doit toujours être le plus récent.
Ce que le tableur ne peut pas faire
Il ne sait pas que la table 4 est une ronde de 8, alors il vous laissera y mettre 11 personnes sans broncher. Il ne sait pas qui a répondu, donc les refus se retirent à la main. Il ne prévient pas le traiteur quand vous changez un régime, et deux personnes ne peuvent pas le modifier en même temps sans que l'une perde son travail.
Rien de tout cela ne compte pour un mariage de 40 personnes. Tout cela compte pour un mariage de 150. Si vous en arrivez au point où la feuille a trois onglets et un code couleur, passez dans l'appli : l'outil de plan de table gratuit de Vowly Event reprend la même liste d'invités, connaît la capacité de chaque table et garde les régimes à côté des places.
L'import se fait dans le sens facile : importez votre liste d'invités dans l'appli depuis un tableur, puis placez les gens en glisser-déposer. Exporter la liste pour le traiteur se fait d'un bouton.
Imprimer le plan depuis la feuille
Pour le plan à l'entrée, triez par Invité, ne gardez que les colonnes Invité et Table, choisissez une police lisible à un mètre, et imprimez sur deux ou trois colonnes. Pour un plan groupé par table (mariages de moins de 60 personnes environ), triez par Table et ajoutez un saut de page entre les tables.
Pour les marque-places, la plupart des papetiers acceptent la feuille telle quelle : Invité, Table, Place. N'envoyez que la version finale, une fois le décompte gelé.
FAQ
- Quel tableur utiliser ?
- N'importe lequel. Le modèle est un CSV, qui s'ouvre dans Excel, Numbers, Google Sheets et LibreOffice. Google Sheets est le plus simple si deux personnes planifient ensemble.
- Un couple, c'est une ligne ou deux ?
- Deux. Une ligne par personne, pour que les colonnes régime et notes décrivent une seule personne et que le nombre de places soit juste. La colonne Groupe garde le couple ensemble.
- Puis-je importer le modèle dans Vowly Event ?
- Importez la liste des invités dans l'appli depuis la feuille, puis placez les gens en glisser-déposer dans l'outil gratuit. Le plan lui-même se construit dans l'appli ; la feuille est la sauvegarde et la copie du traiteur.
- Comment donner au traiteur une liste des régimes par table ?
- Triez la feuille par Table, gardez les colonnes Table, Invité et Régime, et envoyez cela. Chaque repas spécial est maintenant à côté de la table où il va.