- Siedem kolumn: stół, miejsce, gość, grupa, krąg, dieta, uwagi. Wszystko inne mieszka gdzie indziej.
- Kolumnę stół wypełniajcie na końcu: najpierw nazwiska i kręgi, stoły dopiero, gdy są odpowiedzi.
- Jeden wiersz na osobę, nie na gospodarstwo domowe, inaczej kolumna diet przestaje działać.
- Sortujcie według stołu, zanim wyślecie arkusz do cateringu, alfabetycznie, zanim wydrukujecie tablicę.
Co jest w pliku
Szablon to zwykły plik CSV, który każdy arkusz otwiera bez kreatora: Excel, Numbers, Arkusze Google i LibreOffice. Nie ma formuł do popsucia ani makr do zatwierdzania. Kolumny, po kolei:
- Stół: numer, który gość zobaczy na tablicy. Zostawcie pusty do terminu odpowiedzi.
- Miejsce: krzesło przy tym stole, od 1 do 10, jeśli przydzielacie konkretne miejsca. Opcjonalne przy okrągłych, przydatne przy długich stołach i stole prezydialnym.
- Gość: jedno pełne nazwisko na wiersz. Para to dwa wiersze; rodzina czteroosobowa to cztery.
- Grupa: etykieta łącząca gospodarstwo domowe, żeby „rodzina Ahmed” albo „Sara + Tomek” dało się przenieść w całości.
- Krąg: jak ta osoba jest z wami związana: „studia”, „jej praca”, „jego kuzyni”. Według tej kolumny sortujecie, budując stoły.
- Dieta: wegetariańska, wegańska, bezglutenowa, alergia, halal, koszerna, posiłek dziecięcy. Dokładnie te słowa, których używa catering.
- Uwagi: wózek, blisko wyjścia, niedosłuch, nie obok X. Rzeczy, o których inaczej byście zapomnieli.
Jak go wypełnić, po kolei
Zacznijcie od wklejenia listy gości do kolumny Gość, jedna osoba na wiersz, i wypełnijcie Grupę i Krąg dla wszystkich. To część, która zajmuje godzinę i oszczędza dziesięć. Stołu jeszcze nie ruszajcie.
Gdy przychodzą odpowiedzi, usuwajcie lub oznaczajcie odmowy i dopisujcie diety i uwagi w miarę napływania. W dniu terminu posortujcie według Kręgu. Grupy, które staną się stołami, są teraz widoczne bez zastanawiania się.
Numery stołów przydzielajcie najpierw całym kręgom, potem dosadzajcie pozostałych gości do kręgu, który pasuje najlepiej, sprawdzając, czy każdy stół mieści się w pojemności i czy każdy kogoś zna. Miejsce wypełniajcie tylko tam, gdzie ma znaczenie: stół prezydialny, długie stoły i każdy z uwagą o dostępności.
Posortujcie według Stołu i tę wersję wyślijcie do cateringu i sali. Posortujcie według Gościa i tę wersję wydrukujcie jako tablicę. Za każdym razem zapisujcie kopię z datą; plik, na który patrzycie, powinien zawsze być najnowszy.
Czego arkusz nie potrafi
Nie wie, że stół 4 to okrągły na 8, więc bez protestu pozwoli wpisać tam 11 osób. Nie wie, kto odpowiedział, więc odmowy trzeba usuwać ręcznie. Nie powie cateringowi, że zmieniliście dietę, a dwie osoby nie mogą go edytować jednocześnie bez utraty pracy przez jedną z nich.
Nic z tego nie ma znaczenia na weselu dla 40 osób. Wszystko ma znaczenie na weselu dla 150. Jeśli dochodzicie do punktu, w którym arkusz ma trzy zakładki i kod kolorów, przenieście go do aplikacji: darmowe narzędzie do planu stołów w Vowly Event przyjmuje tę samą listę gości, zna pojemność każdego stołu i trzyma diety obok miejsc.
Import idzie w łatwą stronę: wczytajcie listę gości do aplikacji z arkusza, a potem rozsadźcie ludzi przeciąganiem. Eksport listy gości dla cateringu to jeden przycisk.
Drukowanie tablicy z arkusza
Na tablicę przy wejściu posortujcie według Gościa, zostawcie tylko kolumny Gość i Stół, ustawcie czcionkę czytelną z metra i wydrukujcie w dwóch lub trzech kolumnach. Na tablicę pogrupowaną według stołów (wesela poniżej około 60 osób) posortujcie według Stołu i dodajcie podział strony między stołami.
Do winietek większość drukarni przyjmuje arkusz taki, jaki jest: Gość, Stół, Miejsce. Wysyłajcie tylko ostateczną wersję, po zamrożeniu liczby.
FAQ
- Którego arkusza użyć?
- Dowolnego. Szablon to CSV, który otwiera się w Excelu, Numbers, Arkuszach Google i LibreOffice. Arkusze Google są najprostsze, gdy planują dwie osoby.
- Para to jeden wiersz czy dwa?
- Dwa. Jeden wiersz na osobę, żeby kolumny diety i uwag opisywały jedną osobę, a liczba miejsc się zgadzała. Kolumna Grupa trzyma parę razem.
- Czy mogę zaimportować szablon do Vowly Event?
- Wczytajcie listę gości do aplikacji z arkusza, a potem rozsadźcie ludzi przeciąganiem w darmowym narzędziu. Sam plan powstaje w aplikacji; arkusz to kopia zapasowa i wersja dla cateringu.
- Jak dać cateringowi listę diet według stołów?
- Posortujcie arkusz według Stołu, zostawcie kolumny Stół, Gość i Dieta i wyślijcie to. Każdy posiłek dietetyczny jest teraz obok stołu, do którego trafia.