- Zeven kolommen: tafel, plaats, gast, gezelschap, kring, dieetwens, opmerkingen. Al het andere woont ergens anders.
- Vul de tafelkolom als laatste: eerst namen en kringen, tafels pas als de reacties binnen zijn.
- Eén rij per persoon, niet per huishouden, anders werkt de dieetkolom niet meer.
- Sorteer op tafel voordat je hem naar de cateraar stuurt, alfabetisch voordat je het bord drukt.
Wat er in het bestand zit
Het sjabloon is een eenvoudig CSV-bestand, dat elke spreadsheet-app zonder wizard opent: Excel, Numbers, Google Sheets en LibreOffice. Geen formules die stukgaan, geen macro's die je moet toestaan. De kolommen, op volgorde:
- Tafel: het nummer dat de gast op het bord ziet. Laat leeg tot de reactiedatum.
- Plaats: de stoel aan die tafel, 1 tot 10, als je exacte plaatsen toewijst. Optioneel bij ronde tafels, handig bij lange tafels en de hoofdtafel.
- Gast: één volledige naam per rij. Een stel is twee rijen; een gezin van vier is vier rijen.
- Gezelschap: een label dat een huishouden bijeenhoudt, zodat 'familie Ahmed' of 'Sarah + Tom' als één geheel verplaatst kan worden.
- Kring: hoe deze persoon met je verbonden is: 'studie', 'haar werk', 'zijn neven'. Op deze kolom sorteer je bij het bouwen van tafels.
- Dieetwens: vegetarisch, veganistisch, glutenvrij, allergie, halal, koosjer, kindermenu. Precies de woorden die de cateraar gebruikt.
- Opmerkingen: rolstoel, bij de uitgang, slechthorend, niet naast X. De dingen die je anders vergeet.
Zo vul je hem in, op volgorde
Begin met de gastenlijst in de kolom Gast te plakken, één persoon per rij, en vul Gezelschap en Kring voor iedereen in. Dit is het deel dat een uur kost en er tien bespaart. Blijf nog van Tafel af.
Als de reacties binnenkomen, verwijder of markeer je de afzeggingen en voeg je dieetwensen en opmerkingen toe zodra ze komen. Op de reactiedatum sorteer je op Kring. De clusters die tafels worden, zijn nu zonder nadenken zichtbaar.
Wijs eerst tafelnummers toe aan hele kringen, zet daarna de overige gasten naast de kring waar ze het best passen, en controleer dat elke tafel binnen zijn capaciteit blijft en iedereen iemand kent. Vul Plaats alleen in waar het ertoe doet: de hoofdtafel, lange tafels en iedereen met een toegankelijkheidsopmerking.
Sorteer op Tafel en stuur die versie naar de cateraar en de locatie. Sorteer op Gast en druk die versie als bord. Sla elke keer een gedateerde kopie op; het bestand waar je naar kijkt moet altijd het nieuwste zijn.
Wat de spreadsheet niet kan
Hij weet niet dat tafel 4 een ronde tafel van 8 is, dus hij laat je er zonder morren 11 mensen op zetten. Hij weet niet wie heeft gereageerd, dus de afzeggingen haal je met de hand weg. Hij zegt de cateraar niet dat je een dieetwens hebt gewijzigd, en twee mensen kunnen hem niet tegelijk bewerken zonder dat een van jullie werk verliest.
Niets daarvan doet ertoe bij een bruiloft van 40. Alles ervan doet ertoe bij een bruiloft van 150. Kom je op het punt dat de spreadsheet drie tabbladen en een kleurcode heeft, verhuis hem dan naar de app: de gratis tafelplanner in Vowly Event neemt dezelfde gastenlijst, kent de capaciteit van elke tafel en houdt de dieetwensen naast de plaatsen.
De import gaat de makkelijke kant op: haal je gastenlijst vanuit een spreadsheet naar de app en zet mensen dan met slepen aan tafel. De gastenlijst weer exporteren voor de cateraar is één knop.
Het bord vanuit de spreadsheet drukken
Voor het bord bij de ingang sorteer je op Gast, houd je alleen de kolommen Gast en Tafel over, kies je een lettertype dat op een meter afstand leesbaar is en druk je in twee of drie kolommen. Voor een bord op tafelvolgorde (bruiloften onder ongeveer 60) sorteer je op Tafel en zet je een pagina-einde tussen de tafels.
Voor naamkaartjes nemen de meeste drukkers de spreadsheet zoals hij is: Gast, Tafel, Plaats. Stuur alleen de definitieve versie, nadat de telling is bevroren.
FAQ
- Welke spreadsheet-app moet ik gebruiken?
- Elke. Het sjabloon is een CSV, dat opent in Excel, Numbers, Google Sheets en LibreOffice. Google Sheets is het makkelijkst als twee mensen samen plannen.
- Is een stel één rij of twee?
- Twee. Eén rij per persoon, zodat de kolommen dieetwens en opmerkingen één persoon beschrijven en het aantal plaatsen klopt. De kolom Gezelschap houdt het stel bij elkaar.
- Kan ik het sjabloon importeren in Vowly Event?
- Importeer de gastenlijst vanuit de spreadsheet in de app en zet mensen daarna met slepen aan tafel in de gratis planner. De schikking zelf bouw je in de app; de spreadsheet is de back-up en de kopie voor de cateraar.
- Hoe geef ik de cateraar een dieetlijst per tafel?
- Sorteer de spreadsheet op Tafel, houd de kolommen Tafel, Gast en Dieetwens over en stuur dat. Elke dieetmaaltijd staat nu naast de tafel waar hij heen gaat.