- Sette colonne: tavolo, posto, invitato, nucleo, gruppo, intolleranze, note. Tutto il resto vive altrove.
- Compilate la colonna tavolo per ultima: prima nomi e gruppi, i tavoli quando arrivano le conferme.
- Una riga per persona, non per famiglia, altrimenti la colonna delle intolleranze smette di funzionare.
- Ordinate per tavolo prima di mandarlo al catering, in ordine alfabetico prima di stampare il tableau.
Cosa c'è nel file
Il modello è un semplice CSV, che ogni foglio di calcolo apre senza procedure guidate: Excel, Numbers, Google Sheets e LibreOffice. Nessuna formula da rompere, nessuna macro da autorizzare. Le colonne, in ordine:
- Tavolo: il numero che l'invitato vedrà sul tableau. Lasciatelo vuoto fino alla scadenza delle conferme.
- Posto: la sedia a quel tavolo, da 1 a 10, se assegnate posti precisi. Facoltativo per i rotondi, utile per gli imperiali e il tavolo d'onore.
- Invitato: un nome completo per riga. Una coppia sono due righe; una famiglia di quattro, quattro righe.
- Nucleo: un'etichetta che tiene insieme una famiglia, così "famiglia Ahmed" o "Sara + Tommaso" si spostano in blocco.
- Gruppo: come questa persona è legata a voi: "università", "il lavoro di lei", "i cugini di lui". È la colonna per cui ordinate quando costruite i tavoli.
- Intolleranze: vegetariano, vegano, senza glutine, allergia, halal, kosher, menù bambini. Esattamente le parole del catering.
- Note: sedia a rotelle, vicino all'uscita, problemi di udito, non con X. Le cose che altrimenti dimentichereste.
Come compilarlo, in ordine
Iniziate incollando la lista degli invitati nella colonna Invitato, una persona per riga, e compilate Nucleo e Gruppo per tutti. È la parte che richiede un'ora e ne fa risparmiare dieci. Non toccate ancora Tavolo.
Quando arrivano le conferme, eliminate o segnate le rinunce e aggiungete intolleranze e note man mano. Alla scadenza, ordinate per Gruppo. I gruppi che diventeranno tavoli sono ora visibili senza pensarci.
Assegnate i numeri di tavolo prima ai gruppi interi, poi collocate gli invitati rimasti accanto al gruppo più adatto, controllando che ogni tavolo resti entro la capienza e che tutti conoscano qualcuno. Compilate Posto solo dove conta: tavolo d'onore, imperiali e chiunque abbia una nota di accessibilità.
Ordinate per Tavolo e mandate quella versione a catering e location. Ordinate per Invitato e stampate quella versione come tableau. Salvate una copia datata ogni volta; il file che guardate deve essere sempre il più recente.
Cosa il foglio non può fare
Non sa che il tavolo 4 è un rotondo da 8, quindi vi lascerà mettere 11 persone senza battere ciglio. Non sa chi ha risposto, quindi le rinunce vanno tolte a mano. Non avvisa il catering quando cambiate un'intolleranza, e due persone non possono modificarlo contemporaneamente senza che una perda il lavoro.
Niente di tutto questo conta per un matrimonio da 40. Tutto questo conta per un matrimonio da 150. Se arrivate al punto in cui il foglio ha tre schede e un codice colore, passate all'app: lo strumento gratuito per il tableau di Vowly Event prende la stessa lista degli invitati, conosce la capienza di ogni tavolo e tiene le intolleranze accanto ai posti.
L'importazione va nel verso facile: portate la lista degli invitati nell'app da un foglio, poi sistemate le persone in drag and drop. Esportare di nuovo la lista per il catering è un pulsante.
Stampare il tableau dal foglio
Per il cartellone all'ingresso, ordinate per Invitato, tenete solo le colonne Invitato e Tavolo, scegliete un carattere leggibile da un metro di distanza e stampate su due o tre colonne. Per un tableau raggruppato per tavolo (matrimoni sotto i 60 circa), ordinate per Tavolo e inserite un'interruzione di pagina tra un tavolo e l'altro.
Per i segnaposto, quasi tutte le tipografie accettano il foglio così com'è: Invitato, Tavolo, Posto. Mandate solo la versione definitiva, dopo aver congelato il conteggio.
FAQ
- Quale foglio di calcolo usare?
- Qualsiasi. Il modello è un CSV, che si apre in Excel, Numbers, Google Sheets e LibreOffice. Google Sheets è il più semplice se pianificate in due.
- Una coppia è una riga o due?
- Due. Una riga per persona, così le colonne intolleranze e note descrivono una sola persona e il conteggio dei posti è giusto. La colonna Nucleo tiene insieme la coppia.
- Posso importare il modello in Vowly Event?
- Importate la lista degli invitati nell'app dal foglio, poi sistemate le persone in drag and drop nello strumento gratuito. Il tableau vero e proprio si costruisce nell'app; il foglio è la copia di sicurezza e quella per il catering.
- Come do al catering una lista delle intolleranze per tavolo?
- Ordinate il foglio per Tavolo, tenete le colonne Tavolo, Invitato e Intolleranze e mandate quello. Ogni menù speciale è ora accanto al tavolo a cui va.