- Sieben Spalten: Tisch, Platz, Gast, Gruppe, Kreis, Essenswunsch, Notizen. Alles andere wohnt woanders.
- Die Spalte Tisch zuletzt füllen: erst Namen und Kreise, Tische erst, wenn die Rückmeldungen da sind.
- Eine Zeile pro Person, nicht pro Haushalt, sonst funktioniert die Spalte Essenswunsch nicht mehr.
- Nach Tisch sortieren, bevor Sie sie dem Caterer schicken; alphabetisch, bevor Sie die Tafel drucken.
Was in der Datei steckt
Die Vorlage ist eine schlichte CSV, die jedes Tabellenprogramm ohne Assistenten öffnet: Excel, Numbers, Google Sheets und LibreOffice. Keine Formeln, die kaputtgehen, keine Makros, die freigegeben werden müssen. Die Spalten, der Reihe nach:
- Tisch: die Nummer, die der Gast auf der Tafel sieht. Bis zur Rückmeldefrist leer lassen.
- Platz: der Stuhl an diesem Tisch, 1 bis 10, falls Sie genaue Plätze vergeben. Optional bei runden Tischen, nützlich bei langen Tafeln und am Brauttisch.
- Gast: ein vollständiger Name pro Zeile. Ein Paar sind zwei Zeilen; eine vierköpfige Familie vier.
- Gruppe: ein Etikett, das einen Haushalt zusammenhält, damit „Familie Ahmed“ oder „Sarah + Tom“ als Einheit verschoben werden können.
- Kreis: wie diese Person mit Ihnen verbunden ist: „Studium“, „ihre Arbeit“, „seine Cousins“. Nach dieser Spalte sortieren Sie beim Bauen der Tische.
- Essenswunsch: vegetarisch, vegan, glutenfrei, Allergie, halal, koscher, Kindermenü. Genau die Wörter, die der Caterer verwendet.
- Notizen: Rollstuhl, nahe am Ausgang, schwerhörig, nicht neben X. Die Dinge, die Sie sonst vergessen.
So füllen Sie sie aus, der Reihe nach
Fügen Sie zuerst die Gästeliste in die Spalte Gast ein, eine Person pro Zeile, und füllen Sie Gruppe und Kreis für alle. Das ist der Teil, der eine Stunde dauert und zehn spart. Tisch noch nicht anfassen.
Wenn Rückmeldungen eintreffen, löschen oder markieren Sie die Absagen und tragen Essenswünsche und Notizen nach, wie sie kommen. Am Stichtag sortieren Sie nach Kreis. Die Cluster, die zu Tischen werden, sind jetzt ohne Nachdenken sichtbar.
Vergeben Sie zuerst ganzen Kreisen Tischnummern, dann setzen Sie die übrigen Gäste zu dem Kreis, der am besten passt, und prüfen, dass jeder Tisch in seiner Kapazität bleibt und jeder jemanden kennt. Füllen Sie Platz nur dort, wo es zählt: Brauttisch, lange Tafeln und alle mit einer Barrierefreiheits-Notiz.
Sortieren Sie nach Tisch und schicken Sie diese Version an Caterer und Location. Sortieren Sie nach Gast und drucken Sie diese Version als Tafel. Speichern Sie jedes Mal eine datierte Kopie; die Datei vor Ihnen sollte immer die neueste sein.
Was die Tabelle nicht kann
Sie weiß nicht, dass Tisch 4 ein runder Achtertisch ist, und lässt Sie deshalb ohne Widerspruch 11 Personen dort eintragen. Sie weiß nicht, wer geantwortet hat, also müssen Absagen von Hand entfernt werden. Sie sagt dem Caterer nicht Bescheid, wenn Sie einen Essenswunsch ändern, und zwei Menschen können sie nicht gleichzeitig bearbeiten, ohne dass einer Arbeit verliert.
Bei einer Hochzeit mit 40 Gästen spielt das keine Rolle. Bei 150 spielt es jede Rolle. Wenn die Tabelle drei Reiter und einen Farbcode hat, ziehen Sie in die App um: Der kostenlose Sitzplaner in Vowly Event übernimmt dieselbe Gästeliste, kennt die Kapazität jedes Tisches und führt die Essenswünsche neben den Plätzen.
Der Import geht den leichten Weg: Bringen Sie Ihre Gästeliste aus einer Tabelle in die App und setzen Sie die Gäste dann per Drag-and-drop. Die Gästeliste für den Caterer wieder zu exportieren ist ein Knopfdruck.
Die Tafel aus der Tabelle drucken
Für die Tafel am Eingang sortieren Sie nach Gast, behalten nur die Spalten Gast und Tisch, wählen eine Schrift, die aus einem Meter lesbar ist, und drucken in zwei oder drei Spalten. Für eine nach Tischen gruppierte Tafel (Hochzeiten unter etwa 60 Gästen) sortieren Sie nach Tisch und fügen zwischen den Tischen einen Seitenumbruch ein.
Für Platzkarten nehmen die meisten Papeterien die Tabelle so, wie sie ist: Gast, Tisch, Platz. Schicken Sie nur die endgültige Version, nachdem die Zahl eingefroren ist.
FAQ
- Welches Tabellenprogramm sollte ich verwenden?
- Jedes. Die Vorlage ist eine CSV, die sich in Excel, Numbers, Google Sheets und LibreOffice öffnet. Google Sheets ist am einfachsten, wenn zwei Menschen gemeinsam planen.
- Ist ein Paar eine Zeile oder zwei?
- Zwei. Eine Zeile pro Person, damit die Spalten Essenswunsch und Notizen eine Person beschreiben und die Platzzahl stimmt. Die Spalte Gruppe hält das Paar zusammen.
- Kann ich die Vorlage in Vowly Event importieren?
- Importieren Sie die Gästeliste aus der Tabelle in die App und setzen Sie die Gäste dann per Drag-and-drop im kostenlosen Planer. Der Sitzplan selbst entsteht in der App; die Tabelle ist die Sicherung und die Kopie für den Caterer.
- Wie gebe ich dem Caterer eine Essenswunsch-Liste nach Tischen?
- Sortieren Sie die Tabelle nach Tisch, behalten Sie die Spalten Tisch, Gast und Essenswunsch, und schicken Sie das. Jedes Sondermenü steht jetzt neben dem Tisch, an den es geht.