- Sete colunas: mesa, lugar, convidado, grupo, círculo, restrições, notas. Tudo o resto vive noutro lado.
- Preencham a coluna mesa por último: primeiro nomes e círculos, as mesas quando as respostas chegarem.
- Uma linha por pessoa, não por agregado, ou a coluna de restrições deixa de funcionar.
- Ordenem por mesa antes de enviar ao catering, alfabeticamente antes de imprimir o painel.
O que está no ficheiro
O modelo é um CSV simples, que qualquer folha de cálculo abre sem assistente: Excel, Numbers, Google Sheets e LibreOffice. Não há fórmulas para partir nem macros para autorizar. As colunas, por ordem:
- Mesa: o número que o convidado vai ver no painel. Deixem vazio até à data-limite de resposta.
- Lugar: a cadeira nessa mesa, de 1 a 10, se atribuírem lugares exatos. Opcional nas redondas, útil nas corridas e na mesa de honra.
- Convidado: um nome completo por linha. Um casal são duas linhas; uma família de quatro, quatro linhas.
- Grupo: uma etiqueta que junta um agregado, para que «família Ahmed» ou «Sara + Tomás» se movam em bloco.
- Círculo: como esta pessoa se liga a vocês: «faculdade», «o trabalho dela», «os primos dele». É a coluna por que ordenam quando constroem as mesas.
- Restrições: vegetariano, vegano, sem glúten, alergia, halal, kosher, refeição de criança. Exatamente as palavras que o catering usa.
- Notas: cadeira de rodas, perto da saída, dificuldade auditiva, não com X. As coisas de que de outra forma se esqueceriam.
Como preencher, por ordem
Comecem por colar a lista de convidados na coluna Convidado, uma pessoa por linha, e preencham Grupo e Círculo para todos. É a parte que demora uma hora e poupa dez. Não toquem ainda em Mesa.
Quando as respostas chegarem, apaguem ou marquem as recusas e acrescentem as restrições e notas à medida que chegam. Na data-limite, ordenem por Círculo. Os grupos que vão virar mesas ficam agora visíveis sem pensar.
Atribuam números de mesa primeiro a círculos inteiros, depois coloquem os restantes convidados junto do círculo que melhor lhes serve, verificando que cada mesa fica dentro da capacidade e que todos conhecem alguém. Preencham Lugar só onde importa: mesa de honra, mesas corridas e quem tiver uma nota de acessibilidade.
Ordenem por Mesa e enviem essa versão ao catering e ao espaço. Ordenem por Convidado e imprimam essa versão como painel. Guardem uma cópia datada de cada vez; o ficheiro que estão a ver deve ser sempre o mais recente.
O que a folha não consegue fazer
Não sabe que a mesa 4 é uma redonda de 8, por isso deixa-vos pôr lá 11 pessoas sem protestar. Não sabe quem respondeu, por isso as recusas têm de ser retiradas à mão. Não avisa o catering quando mudam uma restrição, e duas pessoas não a podem editar ao mesmo tempo sem que uma perca trabalho.
Nada disto importa num casamento de 40. Tudo isto importa num casamento de 150. Se chegarem ao ponto em que a folha tem três separadores e um código de cores, passem para a app: a ferramenta gratuita de plano de mesas do Vowly Event recebe a mesma lista de convidados, sabe a capacidade de cada mesa e mantém as restrições ao lado dos lugares.
A importação faz-se pelo lado fácil: tragam a lista de convidados de uma folha para a app, depois sentem as pessoas por arrastar e largar. Exportar a lista de convidados para o catering é um botão.
Imprimir o painel a partir da folha
Para o painel da entrada, ordenem por Convidado, mantenham só as colunas Convidado e Mesa, escolham um tipo de letra legível a um metro e imprimam em duas ou três colunas. Para um painel agrupado por mesa (casamentos abaixo de cerca de 60), ordenem por Mesa e acrescentem uma quebra de página entre mesas.
Para os marcadores de lugar, a maioria das gráficas aceita a folha tal como está: Convidado, Mesa, Lugar. Enviem só a versão final, depois de a contagem estar congelada.
FAQ
- Que folha de cálculo devo usar?
- Qualquer uma. O modelo é um CSV, que abre no Excel, no Numbers, no Google Sheets e no LibreOffice. O Google Sheets é o mais fácil se duas pessoas planearem juntas.
- Um casal é uma linha ou duas?
- Duas. Uma linha por pessoa, para que as colunas de restrições e notas descrevam uma só pessoa e a contagem de lugares esteja certa. A coluna Grupo mantém o casal junto.
- Posso importar o modelo para o Vowly Event?
- Importem a lista de convidados para a app a partir da folha e depois sentem as pessoas por arrastar e largar na ferramenta gratuita. O plano em si constrói-se na app; a folha é a cópia de segurança e a versão do catering.
- Como dou ao catering uma lista de restrições por mesa?
- Ordenem a folha por Mesa, mantenham as colunas Mesa, Convidado e Restrições e enviem isso. Cada refeição especial fica agora ao lado da mesa a que se destina.