La versión corta
- Siete columnas: mesa, sitio, invitado, grupo, círculo, dieta, notas. Todo lo demás vive en otra parte.
- Rellena la columna de mesa al final: primero nombres y círculos, las mesas cuando lleguen las respuestas.
- Una fila por persona, no por hogar, o la columna de dietas deja de funcionar.
- Ordena por mesa antes de enviarla al catering, alfabéticamente antes de imprimir el panel.
Qué hay en el archivo
La plantilla es un CSV sencillo, que cualquier hoja de cálculo abre sin asistentes: Excel, Numbers, Google Sheets y LibreOffice. No hay fórmulas que romper ni macros que autorizar. Las columnas, en orden:
- Mesa: el número que el invitado verá en el panel. Déjalo vacío hasta la fecha límite de respuesta.
- Sitio: la silla en esa mesa, de 1 a 10, si asignas sitios exactos. Opcional en redondas, útil en imperiales y en la presidencial.
- Invitado: un nombre completo por fila. Una pareja son dos filas; una familia de cuatro, cuatro filas.
- Grupo: una etiqueta que une a un hogar, para que «familia Ahmed» o «Sara + Tomás» se muevan en bloque.
- Círculo: cómo se relaciona esta persona contigo: «universidad», «su trabajo», «sus primos». Es la columna por la que ordenas al construir las mesas.
- Dieta: vegetariano, vegano, sin gluten, alergia, halal, kosher, menú infantil. Exactamente las palabras que usa el catering.
- Notas: silla de ruedas, cerca de la salida, poco oído, no con X. Lo que de otro modo olvidarías.
Cómo rellenarla, en orden
Empieza pegando la lista de invitados en la columna Invitado, una persona por fila, y rellena Grupo y Círculo para todos. Es la parte que lleva una hora y ahorra diez. No toques Mesa todavía.
Cuando lleguen las respuestas, borra o marca las negativas y añade dietas y notas según vayan llegando. En la fecha límite, ordena por Círculo. Los grupos que serán mesas se ven ahora sin pensar.
Asigna primero números de mesa a círculos enteros, luego coloca al resto de invitados junto al círculo que mejor les encaje, comprobando que cada mesa se mantiene dentro de su capacidad y que todos conocen a alguien. Rellena Sitio solo donde importa: la presidencial, las imperiales y cualquiera con una nota de accesibilidad. Los ejemplos de plano de mesas enseñan cómo salen las cuentas de 30 a 200 invitados.
Ordena por Mesa y envía esa versión al catering y al lugar. Ordena por Invitado e imprime esa versión como panel. Guarda una copia con fecha cada vez; el archivo que tienes delante debe ser siempre el más nuevo.
Acomodo de mesas en Excel: tres trucos que ahorran horas
Si trabajas en Excel o en Google Sheets, tres trucos convierten la plantilla en una herramienta. Para saber cuántas personas hay en cada mesa, usa CONTAR.SI sobre la columna Mesa: =CONTAR.SI(A:A;4) devuelve las sillas ocupadas en la mesa 4, porque cada fila es una persona. Para ver de un vistazo las mesas que se pasan, añade un formato condicional que pinte esa cifra en rojo cuando supere los sitios de la mesa.
Para la cocina, filtra la columna Dieta y ordena por Mesa: tendrás los menús especiales mesa a mesa, que es exactamente lo que pide el catering. Y para el panel de la entrada, ordena por Invitado de la A a la Z. Cuando la hoja se te quede corta, la app hace estas cuentas sola y te avisa antes de que una mesa se desborde.
Lo que la hoja no puede hacer
No sabe que la mesa 4 es una redonda de 8, así que te dejará poner 11 personas sin rechistar. No sabe quién ha respondido, así que las negativas hay que quitarlas a mano; una lista de invitados online lo rellena según llegan las respuestas. No avisa al catering cuando cambias una dieta, y dos personas no pueden editarla a la vez sin que una pierda trabajo.
Nada de eso importa en una boda de 40. Todo importa en una de 150. Si llegas al punto en que la hoja tiene tres pestañas y un código de colores, pásala a la app: la app gratuita para organizar mesas de Vowly Event toma la misma lista de invitados, conoce la capacidad de cada mesa y mantiene las dietas junto a los sitios.
La importación va en el sentido fácil: lleva tu lista de invitados a la app desde una hoja (la plantilla de lista de invitados trae las columnas que lee) y luego sienta a la gente arrastrando y soltando. Para el catering y el lugar, la herramienta te envía por correo un PDF con el plano de la sala, los invitados de cada mesa y el recuento de menús.
Imprimir el panel desde la hoja
Para el panel de la entrada, ordena por Invitado, conserva solo las columnas Invitado y Mesa, elige una letra legible desde un metro e imprime en dos o tres columnas. Para un panel agrupado por mesa (bodas de menos de unos 60), ordena por Mesa y añade un salto de página entre mesas.
Para los marcasitios, la mayoría de imprentas aceptan la hoja tal cual: Invitado, Mesa, Sitio. Envía solo la versión final, con el recuento congelado.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hoja de cálculo debo usar?
- Cualquiera. La plantilla es un CSV, que se abre en Excel, Numbers, Google Sheets y LibreOffice. Google Sheets es lo más fácil si planificáis dos personas.
- ¿Una pareja es una fila o dos?
- Dos. Una fila por persona, para que las columnas de dieta y notas describan a una sola persona y el recuento de sitios sea correcto. La columna Grupo mantiene a la pareja junta.
- ¿Puedo importar la plantilla en Vowly Event?
- Importa la lista de invitados en la app desde la hoja y luego sienta a la gente arrastrando y soltando en la herramienta gratuita. El plano en sí se construye en la app; la hoja es la copia de seguridad y la del catering.
- ¿Cómo le doy al catering una lista de dietas por mesa?
- Ordena la hoja por Mesa, conserva las columnas Mesa, Invitado y Dieta y envía eso. Cada menú especial queda ahora junto a la mesa a la que va.