- Catorce días antes: envía las cifras finales y luego llama a cada proveedor con el cronograma.
- Siete días antes: manda a los invitados los detalles finales, paga lo que vence, entrega las alianzas y los papeles a personas designadas.
- El día: un solo cronograma, una sola persona que responde preguntas, y la pareja que no responde ninguna.
- El kit de emergencia cabe en una bolsa y lo lleva alguien que no se casa.
Catorce días antes
La fecha límite ha pasado y el recuento es definitivo. Esta semana convierte el recuento en contratos y el plan en llamadas.
- Envía al catering la cifra final de personas, el recuento por plato y la lista de dietas, antes de su plazo.
- Termina el plano de mesas a partir de la lista final de invitados; encarga o imprime los marcasitios y el panel del plano de mesas.
- Escribe el cronograma del día, hora a hora, con un nombre junto a cada relevo.
- Llama a cada proveedor: hora de llegada, hora de montaje, el contacto del día con su número, el saldo pendiente y cómo se paga. Envía a cada uno el cronograma por escrito.
- Confirma el transporte: horas de recogida, direcciones, tiempo de espera, el autobús para invitados, cómo vuelven a casa los últimos.
- Confirma la cita en el Registro Civil o la de la ceremonia y saca los documentos del cajón para meterlos en la bolsa.
- Haz la última prueba y recoge toda la ropa, incluida la del cortejo.
- Informa por escrito al cortejo, a los padres y a los lectores: dónde estar, cuándo y qué guardan.
Siete días antes
La última semana es logística, y el truco está en dárselo todo a otra persona. Lo que la pareja siga teniendo en las manos la mañana del día se entregó demasiado tarde.
- Manda a todos los invitados los detalles finales: horarios, dirección, aparcamiento, código de vestimenta, el enlace a la página para invitados. Un solo mensaje corto.
- Paga los saldos que vencen antes del día; mete los del mismo día en sobres etiquetados con el nombre de la persona que los entregará.
- Da las alianzas, los papeles y los sobres a sus guardianes designados. No a la pareja.
- Prepara el kit del día (abajo) y la maleta de la luna de miel; comprueba pasaportes y billetes.
- Confirma las horas de inicio de peluquería y maquillaje frente al cronograma, contando hacia atrás desde la ceremonia.
- Doma los zapatos; plancha la ropa al vapor; pruébatelo todo una vez más, con los complementos.
- Lleva al lugar todo lo que va en la sala: marcasitios, plano de mesas, carteles, detalles, el libro de firmas, el soporte de la tarta.
- Duerme. Nada de esta lista vale una noche.
El día anterior
- Ensaya la ceremonia si hay ensayo: la entrada, las posiciones, las lecturas, la salida.
- Recorre el lugar con el coordinador o con quien haga de coordinador: dónde paran los coches, dónde esperan los invitados, dónde se hacen las fotos si llueve.
- Carga los teléfonos, las cámaras y el altavoz de la música de la ceremonia; mete los cargadores en el kit.
- Confirma la mañana: quién llega cuándo, dónde se desayuna, quién tiene las llaves del coche.
- Pon la ropa, el kit, las alianzas y los documentos en un solo sitio, y acuéstate pronto.
El día: el cronograma
Una página, impresa, en manos de una sola persona que no se casa. Cada proveedor tiene una copia. La copia de la pareja es opcional; su trabajo es presentarse. Las horas de abajo son una forma, no un horario; escribe el tuyo desde la hora de la ceremonia hacia atrás y hacia delante.
| Hora | Qué | Quién lo lleva |
|---|---|---|
| Mañana | Peluquería y maquillaje; desayuno; el fotógrafo llega para los preparativos | Madrina / padrino |
| Ceremonia menos 90 | Cortejo vestido; sale el transporte; alianzas comprobadas | Padrino |
| Ceremonia menos 30 | Llegan los invitados; los acomodadores los sientan; suena la música; lectores en su sitio | Acomodadores |
| Ceremonia | Entrada, votos, firmas, salida; arroz o confeti si está permitido | Oficiante / coordinador |
| Después de la ceremonia | Fotos de grupo según la lista de fotos; bebidas para los invitados | Fotógrafo / un familiar designado |
| Banquete | Invitados sentados según el plano de mesas; discursos; comida; tarta | Coordinador / maestro de ceremonias |
| Noche | Primer baile; grupo o DJ; llegan los invitados de la fiesta | Líder del grupo / DJ |
| Final | Último baile; transporte; regalos y sobres a un coche designado; saldos pagados | Padrino / padres |
El kit de emergencia
Una bolsa, que lleva alguien del cortejo, y que se abre quizá dos veces. La lista es aburrida a propósito; cada cosa le ha salvado la tarde a alguien.
- Costurero, imperdibles, cinta adhesiva para ropa, un bolígrafo quitamanchas, un rodillo quitapelusas.
- Tiritas, analgésicos, antihistamínicos, pañuelos, gel hidroalcohólico.
- Cargadores de móvil y una batería externa; el cronograma impreso y la lista de teléfonos de los proveedores.
- Caramelos de menta, desodorante, un espejito, horquillas, laca.
- Medias o calcetines de repuesto, zapatos planos para la noche, un paraguas.
- Algo de picar y agua para la mañana; una pajita para quien lleve el vestido.
- Los sobres para los saldos, las alianzas si el padrino aún no las tiene, los documentos.
- Una copia de los votos, las lecturas y los discursos.
Qué hace la pareja el día de la boda
Nada de la lista. El sentido de las dos semanas de arriba es que el día de la boda cada pregunta tenga ya un nombre al lado, y que ese nombre no sea el tuyo. Si un proveedor te llama, pásalo a la persona que lleva el cronograma. Si un invitado pregunta dónde aparcar, la página para invitados ya lo respondió. El único trabajo es estar presente, y es más difícil de lo que parece.
FAQ
- ¿Qué debo hacer la semana antes de mi boda?
- Confirma cada proveedor con el cronograma, manda a los invitados los detalles finales, paga los saldos que vencen antes del día, entrega las alianzas y los papeles a personas designadas, prepara el kit del día y lleva al lugar todo lo que va en la sala. Y luego duerme.
- ¿Qué va en un kit de emergencia para el día de la boda?
- Costurero e imperdibles, tiritas y analgésicos, cargadores y una batería externa, el cronograma impreso y los teléfonos de los proveedores, caramelos de menta, pañuelos, medias de repuesto, zapatos planos, un paraguas, algo de picar y agua, y copias de los votos y los discursos.
- ¿Quién debe llevar el cronograma el día de la boda?
- Una sola persona que no se casa: un coordinador si lo tienes, y si no, el padrino o la madrina. Cada proveedor tiene una copia; cada pregunta del día va a esa persona.
- ¿Cuándo envío a los invitados los detalles finales?
- Alrededor de una semana antes, en un solo mensaje corto con horarios, dirección, aparcamiento, código de vestimenta y el enlace a la página para invitados. A los invitados que respondieron en línea puedes escribirles desde la lista.