A checklist como tarefas,
com data e responsável.

Uma tarefa é uma linha da checklist com os campos que a tornam acionável: um título, notas opcionais, uma data-limite, uma prioridade e uma categoria. As tarefas de pagamento (o saldo do catering, o sinal da florista) têm também um valor e uma moeda. Uma tarefa fica por fazer até a assinalar, e regista quando foi concluída. É deliberadamente só isso; uma lista de tarefas que pede mais do que isso deixa de ser usada ao segundo mês.

As tarefas vivem no evento. Não há uma lista pessoal de afazeres no Vowly Event nem planeamento ao nível da conta: cada tarefa pertence a um casamento, um aniversário, um lançamento. É por isso que um membro da equipa que abre o evento vê exatamente a lista que está a ver.

A lista agrupa-se por quando as coisas vencem, e não por quando foram adicionadas: primeiro Em atraso, depois Hoje, Amanhã, Esta semana, Mais tarde, e as tarefas sem data no fim. Dentro de cada grupo vem primeiro a data mais próxima e, na mesma data, a prioridade mais alta. Filtre por fazer, concluídas ou todas; pesquise pelo título. O efeito é que abrir a lista numa segunda-feira diz-lhe o que é esta semana, sem ter de passar pelo que foi abril.

Convide quem planeia consigo para o evento, como editores que podem adicionar e assinalar tarefas ou como observadores que só podem ler. Como as tarefas pertencem ao evento, não há nada para sincronizar nem uma segunda lista: uma mãe que assinala 'confirmar florista' no telemóvel dela assinala-a no seu. A mesma equipa vê a lista de convidados, o orçamento, o plano de mesas e o menu.

Hoje adiciona as tarefas à mão: abra o evento, adicione uma tarefa, marque a data a partir da data do casamento. Trabalhar a partir da checklist de doze meses leva uma noite e vale a pena fazê-lo de uma vez, marcando as datas à medida que avança; a folha de cálculo da página principal é a mesma lista com uma coluna do mês para servir de base. A importação desta checklist para um evento com um toque está na nossa lista e ainda não está construída, por isso esta página di-lo em vez de o prometer.

O que a app não faz, para que possa planear a contar com isso: não envia notificações a lembrar tarefas, e não atribui uma tarefa a uma pessoa com nome; por agora, o responsável vive no título ou nas notas. A ordenação por data e a lista partilhada são o que carrega o plano.

A lista de tarefas é um dos mosaicos do centro de planeamento. Ao lado ficam o orçamento, onde os valores dos pagamentos pertencem depois de pagos, o plano de mesas, que lê a lista de convidados que as respostas preenchem, e as ferramentas da experiência dos convidados que os convidados realmente veem: o programa, o menu, os pedidos de música, a lista de prendas. A checklist diz-lhe quando; as outras ferramentas são onde o trabalho acontece.