La checklist come attività,
con una data e un responsabile.

Un'attività è una riga della checklist con i campi che la rendono concreta: un titolo, una descrizione facoltativa, una scadenza, una priorità e una categoria. Le attività di pagamento (il saldo del catering, la caparra del fiorista) hanno anche un importo e una valuta. Un'attività resta aperta finché non la spuntate, e registra quando è stata completata. È volutamente tutto qui; una lista di attività che chiede di più smette di essere usata dal secondo mese.

Le attività vivono nell'evento. In Vowly Event non c'è una lista di cose da fare personale né una pianificazione a livello di account: ogni attività appartiene a un matrimonio, a un compleanno, a un lancio. Per questo un membro del team che apre l'evento vede esattamente la lista che vedete voi.

La lista è raggruppata per quando le cose scadono, non per quando sono state aggiunte: prima in ritardo, poi oggi, domani, questa settimana, più avanti, e in fondo le attività senza data. Dentro ogni gruppo viene prima la data più vicina e, a parità di data, la priorità più alta. Filtrate per aperte, completate o tutte; cercate per titolo. Il risultato è che aprire la lista di lunedì vi dice com'è questa settimana, senza scorrere com'era aprile.

Invitate all'evento le persone che organizzano con voi, come editor che possono aggiungere e spuntare attività o come osservatori che possono solo leggere. Poiché le attività appartengono all'evento, non c'è niente da sincronizzare e nessuna seconda lista: una mamma che spunta «confermare il fiorista» sul suo telefono la spunta anche sul vostro. Lo stesso team vede la lista degli invitati, il budget, il tableau e il menù.

Oggi le attività le aggiungete voi: aprite l'evento, aggiungete un'attività, impostate la sua data a partire dalla data del matrimonio. Lavorare dalla checklist dei dodici mesi richiede una serata e vale la pena farlo in una volta sola, impostando le date man mano; il foglio di calcolo nella pagina principale è la stessa lista con una colonna del mese da cui partire. Un'importazione di questa checklist in un evento con un tocco è nella nostra lista e non è ancora costruita, quindi questa pagina lo dice invece di prometterla.

Cosa non fa l'app, così potete organizzarvi di conseguenza: non invia notifiche di promemoria per le attività, e non assegna un'attività a una singola persona con un nome; per ora il responsabile vive nel titolo o nella descrizione. L'ordinamento per data e la lista condivisa sono ciò che porta avanti il piano.

La lista delle attività è un riquadro della sezione Pianificazione. Accanto ci sono il budget, dove gli importi dei pagamenti vanno una volta pagati, il tableau, che legge la lista degli invitati riempita dalle risposte, e gli strumenti per l'esperienza degli invitati che gli invitati vedono davvero: il programma, il menù, le richieste musicali, la lista regali. La checklist vi dice quando; gli altri strumenti sono dove il lavoro succede.