De korte versie
- Taken horen bij het evenement, niet bij een persoon, dus iedereen die de bruiloft plant ziet dezelfde lijst.
- Elke taak kan een vervaldatum dragen, een prioriteit (Laag, Gemiddeld, Hoog), een categorie (Algemeen, Betaling, Afspraak, Aankoop, Bellen, Overig) en een notitie.
- Betalingstaken dragen een bedrag en een valuta, zodat in de lijst zichtbaar is wat aan wie verschuldigd is.
- De lijst sorteert zichzelf: te laat, vandaag, morgen, deze week, later, geen datum; filter op open of voltooid; zoek op naam.
- Plannen is gratis, zonder tijdslimiet, op iOS, Android en het web.
Wat een taak is
Een taak is één regel van de checklist met de velden die hem uitvoerbaar maken: een titel, een optionele beschrijving, een vervaldatum, een prioriteit en een categorie. Betalingstaken (het restbedrag van de cateraar, de aanbetaling van de bloemist) dragen ook een bedrag en een valuta. Een taak staat open tot je hem afvinkt, en hij onthoudt wanneer hij voltooid is. In de webapp kan een taak ook een tijd, herinneringen, de persoon aan wie hij is toegewezen en een paar stappen krijgen, allemaal optioneel, zodat een snelle taak nog steeds één regel is.
Taken leven op het evenement. Er is geen persoonlijke to-dolijst in Vowly Event en geen planning op accountniveau: elke taak hoort bij één bruiloft, één verjaardag, één lancering. Daarom ziet een teamlid dat het evenement opent precies de lijst die jij ziet.
Hoe de lijst zichzelf sorteert
De lijst is gegroepeerd op wanneer iets moet, niet op wanneer het is toegevoegd: eerst te laat, dan vandaag, morgen, deze week, later, en de taken zonder datum aan het eind. Binnen elke groep komt de dichtstbijzijnde datum eerst en, op dezelfde datum, de hogere prioriteit. Filter op open, voltooid of alle; zoek op titel. Het effect is dat de lijst openen op een maandag je vertelt wat deze week is, zonder te scrollen door wat april was.
| Veld | Waar het voor is | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Titel | De taak, als werkwoord | Definitieve aantallen naar cateraar sturen |
| Vervaldatum | Wanneer het klaar moet zijn; bepaalt de sortering | 10 dagen voor de bruiloft |
| Prioriteit | Laag, Gemiddeld of Hoog; geeft de doorslag op dezelfde datum | Hoog |
| Categorie | Algemeen, Betaling, Afspraak, Aankoop, Bellen, Overig | Betaling |
| Bedrag + valuta | Alleen bij betalingstaken; wat verschuldigd is | € 1.850 |
| Notities | Details, telefoonnummers, wat is afgesproken | Menutelling: 48 rund, 31 vis, 12 vegetarisch |
| Status | Open of voltooid, met het tijdstip van voltooien | Voltooid |
Plannen met anderen
Nodig de mensen die met je meeplannen uit voor het evenement, als bewerkers die taken kunnen toevoegen en afvinken of als kijkers die alleen kunnen lezen. Teamuitnodigingen horen bij het betaalde plan en zitten niet in de proefperiode van 14 dagen; wie wordt uitgenodigd, heeft zelf geen abonnement nodig. Omdat de taken bij het evenement horen, valt er niets te synchroniseren en is er geen tweede lijst: een moeder die “bloemist bevestigen” op haar telefoon afvinkt, vinkt hem ook op de jouwe af. Hetzelfde team ziet de gastenlijst, het budget, de tafelschikking en het menu.
De checklist uit deze gids gebruiken
In de webapp geeft “Kant-en-klare checklist toevoegen” het evenement in één keer een trouwchecklist: taken die vanaf de trouwdag zijn gedateerd, nadat eerst is uitgevinkt wat niet nodig is. Die lijst neemt deze gids niet regel voor regel over, dus wat ontbreekt, komt er met de hand bij: het evenement openen, een taak toevoegen en de datum vanaf de trouwdatum instellen.
Een taak met een datum geeft de dag ervoor een herinnering, of een uur ervoor als er een tijd bij staat; andere herinneringen zijn ook te kiezen, van het moment zelf tot een week van tevoren, of geen. Herinneringen komen binnen als meldingen in Vowly Event, niet per e-mail. Een taak kan ook worden toegewezen aan één persoon uit het team van het evenement, die meteen een melding krijgt en daarna als enige de herinneringen ontvangt. Wie een taak aan iemand anders wil toewijzen, moet die persoon eerst in het team hebben, en teamuitnodigingen blijven bij de betaalde plannen, buiten de proefperiode van 14 dagen. Herinneringen instellen, taken toewijzen en de kant-en-klare checklist toevoegen kan vandaag in de webapp; de apps voor iPhone en Android kunnen dat nog niet, al komen de herinneringen daar wel al binnen als meldingen.
Waar het past bij de andere tools
De takenlijst is één tegel op het Planning-scherm. Ernaast staan het budget, waar betaalde bedragen thuishoren zodra ze betaald zijn, de tafelschikking, die de gastenlijst leest die de reacties vullen, en de tools voor de gastervaring die gasten echt zien: het programma, het menu, de muziekverzoeken, de cadeaulijst. De checklist zegt wanneer; de andere tools zijn waar het werk gebeurt.
Veelgestelde vragen
- Is de checklist-app voor de bruiloft gratis?
- Ja. Taken, de gastenlijst, het budget en de tafelschikking zijn gratis, zonder tijdslimiet, op iOS, Android en het web. Het betaalde deel is de gastenkant: de uitnodiging publiceren, reacties verzamelen en het gastenportaal met menu, playlist, draaiboek en cadeaulijst openen, vanaf € 7,99 per maand met een proefperiode van 14 dagen.
- Kan ik de checklist delen met mijn partner of een weddingplanner?
- Ja, met een betaald plan: nodig ze uit voor het evenement als bewerker of kijker. Teamuitnodigingen zitten niet in de proefperiode van 14 dagen. Taken horen bij het evenement, dus iedereen ziet en vinkt dezelfde lijst af.
- Herinnert de app me als een taak vervalt?
- Ja, in de webapp: een taak met een datum geeft de dag ervoor een herinnering, of een uur ervoor als er een tijd bij staat, en andere herinneringen of geen zijn ook mogelijk. Ze komen binnen als meldingen in Vowly Event, niet per e-mail, ook in de apps voor iPhone en Android, waarin ze nog niet in te stellen zijn.
- Kan ik deze checklist in de app importeren?
- Niet de lijst van deze pagina regel voor regel. In de webapp zet “Kant-en-klare checklist toevoegen” in één keer een trouwchecklist in het evenement, gedateerd vanaf de trouwdag; de rest uit deze gids komt er met de hand bij.
- Kan een taak een betaling bevatten?
- Ja. Een taak in de categorie Betaling draagt een bedrag en een valuta, zodat het restbedrag van de cateraar en de vervaldatum ervan op dezelfde regel staan.