- Quattordici giorni prima: inviate i numeri definitivi, poi chiamate ogni fornitore con la scaletta.
- Sette giorni prima: mandate agli invitati i dettagli finali, pagate ciò che è dovuto, consegnate le fedi e i documenti a persone designate.
- Il giorno: una sola scaletta, una sola persona che risponde alle domande, e gli sposi che non rispondono a nessuna.
- Il kit di emergenza sta in una borsa ed è portato da qualcuno che non si sta sposando.
Quattordici giorni prima
La scadenza per rispondere è passata e il conteggio è definitivo. Questa settimana trasforma il conteggio in contratti e il piano in telefonate.
- Inviate al catering il numero definitivo di persone, i conteggi per ogni piatto e la lista delle intolleranze, entro la loro scadenza.
- Completate il tableau dalla lista definitiva degli invitati; ordinate o stampate i segnaposto e il tableau da esporre.
- Scrivete la scaletta della giornata, ora per ora, con un nome accanto a ogni passaggio di consegne.
- Chiamate ogni fornitore: orario di arrivo, tempi di allestimento, il referente del giorno con il numero, il saldo dovuto e come si paga. Inviate a ciascuno la scaletta per iscritto.
- Confermate i trasporti: orari di prelievo, indirizzi, tempi di attesa, la navetta per gli invitati, come tornano a casa gli ultimi.
- Confermate l'appuntamento in comune o per la cerimonia, e spostate i documenti dal cassetto alla borsa.
- Fate l'ultima prova e ritirate ogni abito, compresi quelli di testimoni e damigelle.
- Istruite per iscritto testimoni, damigelle, genitori e lettori: dove essere, quando, e cosa tengono.
Sette giorni prima
L'ultima settimana è logistica, e il trucco è dare tutto a qualcun altro. Qualsiasi cosa gli sposi abbiano ancora in mano la mattina del giorno è stata consegnata troppo tardi.
- Mandate a tutti gli invitati i dettagli finali: orari, indirizzo, parcheggio, dress code, il link alla pagina per gli invitati. Un solo messaggio breve.
- Pagate i saldi che scadono prima del giorno; mettete i saldi del giorno stesso in buste etichettate, con il nome della persona che le consegnerà.
- Date le fedi, i documenti e le buste ai loro custodi designati. Non agli sposi.
- Preparate il kit del giorno (qui sotto) e la valigia del viaggio di nozze; controllate passaporti e biglietti.
- Confermate gli orari di inizio di acconciatura e trucco rispetto alla scaletta, andando a ritroso dalla cerimonia.
- Rodate le scarpe; stirate a vapore gli abiti; provate tutto ancora una volta, insieme agli accessori.
- Consegnate alla location tutto ciò che va in sala: segnaposto, tableau, cartelli, bomboniere, il libro degli ospiti, l'alzata per la torta.
- Dormite. Niente in questa lista vale una notte.
Il giorno prima
- Provate la cerimonia se sono previste le prove: l'ingresso, le posizioni, le letture, l'uscita.
- Fate un giro della location con il coordinatore o con chi ne fa le veci: dove si fermano le auto, dove aspettano gli invitati, dove si fanno le foto se piove.
- Caricate telefoni, macchine fotografiche e la cassa per la musica della cerimonia; mettete i caricatori nel kit.
- Confermate la mattina: chi arriva quando, dove si fa colazione, chi ha le chiavi dell'auto.
- Mettete abiti, kit, fedi e documenti in un unico posto, e andate a letto presto.
Il giorno: la scaletta
Una pagina, stampata, tenuta da una sola persona che non si sta sposando. Ogni fornitore ne ha una copia. La copia degli sposi è facoltativa; il loro compito è presentarsi. Gli orari qui sotto sono una forma, non un programma; scrivete il vostro partendo dall'orario della cerimonia, all'indietro e in avanti.
| Orario | Cosa | Chi se ne occupa |
|---|---|---|
| Mattina | Acconciatura e trucco; colazione; il fotografo arriva per i preparativi | Testimone della sposa / testimone dello sposo |
| Cerimonia meno 90 | Testimoni e damigelle vestiti; i trasporti partono; fedi controllate | Testimone dello sposo |
| Cerimonia meno 30 | Arrivano gli invitati; l'accoglienza li fa accomodare; musica in sottofondo; lettori al loro posto | Addetti all'accoglienza |
| Cerimonia | Ingresso, promesse, firme, uscita; lancio del riso se consentito | Celebrante / coordinatore |
| Dopo la cerimonia | Foto di gruppo dalla lista degli scatti; aperitivo per gli invitati | Fotografo / un familiare designato |
| Ricevimento | Invitati seduti secondo il tableau; discorsi; pranzo o cena; torta | Coordinatore / cerimoniere |
| Sera | Primo ballo; band o DJ; arrivano gli invitati della sera | Leader della band / DJ |
| Fine | Ultimo ballo; trasporti; regali e buste nell'auto designata; saldi pagati | Testimone dello sposo / genitori |
Il kit di emergenza
Una borsa, portata da un testimone o da una damigella, aperta forse due volte. La lista è noiosa di proposito; ogni oggetto ha salvato il pomeriggio a qualcuno.
- Kit da cucito, spille da balia, nastro biadesivo per tessuti, una penna smacchiante, un rullo levapelucchi.
- Cerotti, antidolorifici, antistaminici, fazzoletti, gel igienizzante.
- Caricatori per il telefono e un power bank; la scaletta stampata e l'elenco dei numeri dei fornitori.
- Mentine, deodorante, uno specchietto, forcine, lacca.
- Collant o calze di ricambio, scarpe basse per la sera, un ombrello.
- Snack e acqua per la mattina; una cannuccia per chi indossa l'abito.
- Le buste per i saldi, le fedi se il testimone non le ha ancora, i documenti.
- Una copia delle promesse, delle letture e dei discorsi.
Cosa fanno gli sposi il giorno stesso
Niente di ciò che c'è nella lista. Il senso delle due settimane qui sopra è che il giorno stesso ogni domanda abbia già un nome accanto, e che quel nome non sia il vostro. Se un fornitore vi chiama, passatelo alla persona che tiene la scaletta. Se un invitato chiede dove parcheggiare, la pagina per gli invitati ha già risposto. L'unico compito è esserci, ed è più difficile di quanto sembri.
FAQ
- Cosa devo fare la settimana prima del matrimonio?
- Confermate ogni fornitore con la scaletta, mandate agli invitati i dettagli finali, pagate i saldi che scadono prima del giorno, consegnate fedi e documenti a persone designate, preparate il kit del giorno e portate alla location tutto ciò che va in sala. Poi dormite.
- Cosa va nel kit di emergenza per il giorno del matrimonio?
- Kit da cucito e spille da balia, cerotti e antidolorifici, caricatori e un power bank, la scaletta stampata e i numeri dei fornitori, mentine, fazzoletti, collant di ricambio, scarpe basse, un ombrello, snack e acqua, e le copie delle promesse e dei discorsi.
- Chi deve tenere la scaletta il giorno stesso?
- Una sola persona che non si sta sposando: un coordinatore se lo avete, altrimenti il testimone dello sposo o quella della sposa. Ogni fornitore ha una copia; ogni domanda del giorno va a quella persona.
- Quando mando agli invitati i dettagli finali?
- Circa una settimana prima, in un solo messaggio breve con orari, indirizzo, parcheggio, dress code e il link alla pagina per gli invitati. Agli invitati che hanno risposto online potete scrivere direttamente dalla lista.