- Veertien dagen vooraf: stuur de definitieve aantallen, bel daarna elke leverancier met het draaiboek.
- Zeven dagen vooraf: stuur gasten de laatste details, betaal wat vervalt, draag de ringen en de papieren over aan mensen met naam.
- De dag: één draaiboek, één persoon die vragen beantwoordt, en het bruidspaar dat er geen beantwoordt.
- De noodkit past in één tas en wordt gedragen door iemand die niet gaat trouwen.
Veertien dagen vooraf
De reactiedatum is verstreken en het aantal is definitief. Deze week maakt van het aantal contracten en van het plan telefoontjes.
- Stuur de cateraar het definitieve aantal, de menutelling per gerecht en de dieetwensen, vóór hun deadline.
- Maak de tafelschikking af op basis van de definitieve gastenlijst; bestel of print de naamkaartjes en het tafelplanbord.
- Schrijf het draaiboek van de dag, uur voor uur, met bij elke overdracht een naam.
- Bel elke leverancier: aankomsttijd, opbouwtijd, het contact op de dag met nummer, het openstaande bedrag en hoe het betaald wordt. Stuur ieder het draaiboek op papier.
- Bevestig het vervoer: ophaaltijden, adressen, wachttijd, de gastenbus, hoe de laatste gasten thuiskomen.
- Bevestig de afspraak bij de gemeente of voor de ceremonie, en haal de documenten uit de la en stop ze in de tas.
- Doe de laatste passessie en haal alle kleding op, ook die van het bruidsgezelschap.
- Brief het bruidsgezelschap, de ouders en wie voordraagt op papier: waar ze moeten zijn, wanneer, en wat ze bij zich hebben.
Zeven dagen vooraf
De laatste week is logistiek, en de truc is alles aan iemand anders geven. Wat het bruidspaar op de ochtend van de dag nog in handen heeft, is te laat overgedragen.
- Stuur alle gasten de laatste details: tijden, adres, parkeren, dresscode, de link naar de gastenpagina. Eén kort bericht.
- Betaal de restbedragen die vóór de dag vervallen; stop de bedragen voor op de dag in gelabelde enveloppen, met de naam van wie ze overhandigt.
- Geef de ringen, de papieren en de enveloppen aan hun bewaarders met naam. Niet aan het bruidspaar.
- Pak de kit voor de dag zelf (hieronder) en de koffer voor de huwelijksreis; check paspoorten en tickets.
- Bevestig de starttijden van haar en make-up tegen het draaiboek, terugrekenend vanaf de ceremonie.
- Loop de schoenen in; stoom de kleding; pas alles nog één keer, samen met de accessoires.
- Breng naar de locatie alles wat in de zaal komt: naamkaartjes, tafelplan, bordjes, bedankjes, het gastenboek, de taartstandaard.
- Slaap. Niets op deze lijst is een nacht waard.
De dag ervoor
- Oefen de ceremonie als er een repetitie is: de binnenkomst, de plekken, de voordrachten, het vertrek.
- Loop de locatie door met de coördinator of wie die rol vervult: waar de auto's stoppen, waar gasten wachten, waar de foto's zijn als het regent.
- Laad telefoons, camera's en de speaker voor de ceremoniemuziek op; stop de opladers in de kit.
- Bevestig de ochtend: wie wanneer aankomt, waar het ontbijt is, wie de autosleutels heeft.
- Leg de kleding, de kit, de ringen en de documenten op één plek, en ga vroeg naar bed.
De dag: het draaiboek
Eén pagina, geprint, in handen van één persoon die niet gaat trouwen. Elke leverancier heeft een kopie. Die van het bruidspaar is optioneel; hun taak is komen opdagen. De tijden hieronder zijn een vorm, geen schema; schrijf de jouwe vanaf het tijdstip van de ceremonie terug en vooruit.
| Tijd | Wat | Wie bewaakt het |
|---|---|---|
| Ochtend | Haar en make-up; ontbijt; fotograaf komt voor het aankleden | Bruidsmeisje / getuige |
| Ceremonie min 90 | Bruidsgezelschap aangekleed; vervoer vertrekt; ringen gecheckt | Getuige |
| Ceremonie min 30 | Gasten komen aan; ceremoniemeesters wijzen plaatsen; muziek speelt; voordragers op hun plek | Ceremoniemeesters |
| Ceremonie | Binnenkomst, geloften, ondertekening, vertrek; confetti als het mag | Trouwambtenaar / coördinator |
| Na de ceremonie | Groepsfoto's van de shotlist; drankjes voor de gasten | Fotograaf / een familielid met naam |
| Receptie en diner | Gasten aan tafel volgens het tafelplan; speeches; diner; taart | Coördinator / ceremoniemeester |
| Avond | Openingsdans; band of dj; avondgasten komen aan | Bandleider / dj |
| Einde | Laatste dans; vervoer; cadeaus en kaarten naar een auto met naam; restbedragen betaald | Getuige / ouders |
De noodkit
Eén tas, gedragen door iemand uit het bruidsgezelschap, misschien twee keer open. De lijst is met opzet saai; elk item heeft ooit iemands middag gered.
- Naaisetje, veiligheidsspelden, kledingtape, een vlekkenpen, een kledingroller.
- Pleisters, pijnstillers, antihistaminica, zakdoekjes, handgel.
- Telefoonopladers en een powerbank; een geprint draaiboek en de telefoonlijst van de leveranciers.
- Pepermuntjes, deodorant, een spiegeltje, haarspelden, haarlak.
- Reservepanty's of -sokken, platte schoenen voor de avond, een paraplu.
- Snacks en water voor de ochtend; een rietje voor wie in de jurk zit.
- De enveloppen voor de restbedragen, de ringen als de getuige ze nog niet heeft, de documenten.
- Een kopie van de geloften, de voordrachten en de speeches.
Wat het bruidspaar op de dag doet
Niets van de lijst. Het hele punt van de twee weken hierboven is dat op de dag elke vraag al een naam naast zich heeft, en dat die naam niet de jouwe is. Belt een leverancier jou, verwijs hem door naar wie het draaiboek heeft. Vraagt een gast waar hij kan parkeren, dan heeft de gastenpagina dat al beantwoord. De enige taak is er zijn, en dat is moeilijker dan het klinkt.
FAQ
- Wat moet ik doen in de week voor mijn bruiloft?
- Bevestig elke leverancier met het draaiboek, stuur gasten de laatste details, betaal de restbedragen die vóór de dag vervallen, geef de ringen en de papieren aan mensen met naam, pak de kit voor de dag en breng alles wat in de zaal komt naar de locatie. En slaap dan.
- Wat zit er in een noodkit voor de trouwdag?
- Naaisetje en veiligheidsspelden, pleisters en pijnstillers, opladers en een powerbank, een geprint draaiboek en de nummers van de leveranciers, pepermuntjes, zakdoekjes, reservepanty's, platte schoenen, een paraplu, snacks en water, en kopieën van de geloften en de speeches.
- Wie moet het draaiboek op de dag in handen hebben?
- Eén persoon die niet gaat trouwen: een coördinator als je die hebt, anders de getuige of het bruidsmeisje. Elke leverancier heeft een kopie; elke vraag op de dag gaat naar die persoon.
- Wanneer stuur ik gasten de laatste details?
- Ongeveer een week vooraf, in één kort bericht met de tijden, het adres, parkeren, de dresscode en de link naar de gastenpagina. Gasten die online hebben gereageerd, kun je vanuit de lijst een bericht sturen.